伝わる資料、伝わる文章の作り方「A4一枚」から始める最速の資料作成術

私たちは、日常的に様々な資料や文章を作成しています。ところが、一生懸命に作成しても相手に伝わらないことがあります。今回は、伝わる資料、伝わる文章について解説します。

伝わる資料とはどのようなものか

組織人事コンサルタントの稲葉崇志さんは「A4一枚」での資料づくりを推奨しています。メリットとしては、多くの企業で「A4」サイズを定型としていることを挙げています。統一することで、作成者の負担を減らし、読み手の負担を減らす効果があるのです。稲葉さんの近著には『「A4一枚」から始める最速の資料作成術』があります。

（稲葉さん）「いま残業時間の削減が課題となっています。非効率な仕事をしている余裕はありません。読み手側にとっても時間に追われている状況は同じことです。ビジネスの現場では日々膨大な数の資料が作成され続けますが、忙しい上司に複雑な資料をじっくり読み込む余裕はありません」

「紙一枚」を提唱する企業は、有名なトヨタの例をはじめとして少なくありません。紙一枚資料はわかりやすく視認性のよいことから好まれることも間違いないでしょう。

以前、私が所属していたコンサルティングファームでは、「資料の正確さ」「フォーマットの完璧さ」が求められていました。フォントのサイズ、リード文の長さ、図式の位置、ロゴマークの位置が数ミリずれているかどうかでいつも大騒ぎになります。

プレゼンテーションは「プレゼント」と教えられました。企画書は相手にプレゼントをする資料という意味です。企画書は見た目がなによりも優先され手抜かりは許されません。若手社員は上司の指示のもと日夜遅くまで資料作成に励んでいました。

最近、資料作成の本が増えました。プレゼン資料はデザインに時間をかける傾向にあります。本来は、伝えるべき内容を精査することが必要ですが見映えに腐心してしまうのです。しかし、資料が何枚あってもエグゼクティブサマリーは一枚でまとめなくてはいけません。センスのない人は「A4一枚」でまとめることができません。

伝わる文章とはどのようなものか

昨年くらいから、人工知能（AI）が話題になることが増えました。AIによって、人間がやる必要のない作業については代替が進むことが予想されています。しかし、人間の関わりの本質的な部分がなくなることは考えられません。それが文章です。

10年ほど前、筆者が、ニュースサイトでコラムを書き始めた頃の話です。経済学者の野口悠紀雄が、「さらなる」は文法上間違っているので公文書では用いるべきではないと主張しました。法学者の星野英一は、「すべき」は文法上間違っているので公文書には不適切だと主張します。いずれも正しい指摘です。

しかし、時代に影響されない文章も存在します。中原淳一は、少女雑誌「ひまわり」の昭和22年4月号に次のような文を寄せています。

「美しいものにはできるだけふれるようにしましょう。美しいものにふれることで、あなたも美しさを増しているのですから」

今の時代でも通じるようなクオリティーのコピーだと思いませんか。このような文章は時代を経ても解釈が変わることはありません。私たちが日常使用する文章は、小説ではありません。仕事やメール、ブログやSNSに、文芸的なカッコよさは必要ありません。

とにかく下手でかまわないので、書くことを始めてましょう。私はいくつかのニュースサイトに記事を寄稿していますが、最初からうまく書けたわけではありません。書いているうちに、読まれる「伝わる文章」を速く書けるようになっていきました。

まずは継続してみよう

セミナーなどをしていると、「資料がつくりたいな」「文章が書けたらいいな」と思う一方で、「私にはできない」と考えてしまう人が多いことに驚かされます。その原因は、ほかの誰かと自分を比較していることにあります。その間違ったブロックを取りはずしましょう。

資料作成も文章も、コツさえ覚えてしまえばそんなに難しいことではありません。それには、続けてみることです。つくること、書くことが一番の近道です。せっかくなら、あなたの、大切な人のために資料を作成したり文章を書いてみませんか？