社内で繰り返される｢伝言ゲーム｣で起きる大混乱 業務効率が悪い人に教えたい効率化スキル5つ

業務効率化という観点でみると、もっとも優れているのはやはり「チャット」だろう。なぜなら、チャットは「伝えたいこと」だけ手短に伝えることができるツールだからだ。筆者の会社でも、全従業員の連絡事項はほぼ全てChatworkというチャットツールに集約されている。

これがメールになると、「件名」「冒頭のあいさつ」「結びのあいさつ」「署名」を入れないと相手に失礼な印象を与えかねないので、その点、手間と時間がかかることになる。

みなさんの中には、すぐに情報を得られるもっとも効率的なツールは電話じゃないかと思う方もいるかもしれない。確かにそうした側面もあるが、大きな弱点は「相手につながらない限り、空白の時間ができてしまう」ということだ。

それぞれの特性を意識したうえでお勧めしたい連絡ツールの使い分け方は、以下の通りだ。

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連絡ツールは、メリット、デメリットを理解したうえで、目的に合わせて使い分けよう。

③ 伝言ゲームは避ける

AさんがCさんに依頼したい場合は、Cさんに直接依頼する。これを聞けば当たり前のようにできそうだが、実際はやれていない現場がとても多いと感じている。

例えば、ある業務をAさんがCさんに依頼するケースを想定してみよう。その場合、AさんはCさんの上司であるBさんにまず連絡し、上司のBさんから業務担当Cさんに指示をするという「伝言ゲーム」が起きていないだろうか。（もちろんCさんが他部署の場合、上司であるBさんへの共有は必要だが、同じような業務連絡をずっと上司経由で伝える必要はあるのだろうか？）

誰でも一度はこのような「伝言ゲーム」を体験したことがあると思うが、情報は介在する人が増えれば増えるほど、歪んでしまう。

人が介在する限り、仲介役の主観が入ったり、情報が抜けたりして、100%伝わらない。そのため、業務関係の連絡は、AさんからBさん、BさんからCさん、CさんからDさん……という「直列型の業務連絡（伝言ゲーム）」を避けることが重要だ。

伝言ゲームの結果、Aさんが意図したものとは違う指示内容がCさんに伝わってしまうとどうなるか。Cさんがいくら完璧に業務遂行したところで、「指示した成果物と違う」ということになり、最初からやり直しになるだろう。

こうした人的資源の無駄遣いは、人手不足の職場においてはすぐにでもなくしたほうがいいだろう。解決策はとてもシンプルだ。AさんがBさんとCさんに同時に連絡すればいい。つまり「並列型の業務連絡（伝えたい相手と共有しておきたい相手への同時連絡）」で伝達すればいいだけだ。