社内で繰り返される｢伝言ゲーム｣で起きる大混乱 業務効率が悪い人に教えたい効率化スキル5つ

＜伝言ゲームによって引き起こされる非効率＞
・伝言するためだけに使われていた時間
・伝言遅れによって業務が滞っていた時間
・伝達内容の間違いにより業務ミスが発生し、それをやり直すための時間

これを徹底するだけで業務効率化は相当進むはずだ。

④ マルチタスクの勘違い

効率化に役立つと思って間違えた認識で行ってしまっているのが「マルチタスク」だ。「マルチタスク」と聞くと、同時に複数の作業を行っていると勘違いしている人が多いが、人間は同時に複数のことをやると、効率が著しく悪くなる。誰だって1つのことに集中していたほうが作業ミスも減るし、その作業にかかる時間は短くなる。

実際に効率的にマルチタスクを行っている人は、同時に複数の作業はやらずに、時間を決めて1つずつこなしている。それを1日単位、1週間単位で見ると、「複数のことを同時並行で行っている」ように見えるのだ。

つまり、マルチタスクとは、仕事（タスク）を「シングルタスク」として整理して、優先度や所要時間を考慮してスケジューリングしながらやっていくことなのだ。

業務効率化の秘訣は、1つの作業を始めたらできる限りそのことだけに集中すること。チャットやメールもその間は見ない。そうしないと、せっかく集中できていたのに途切れてしまい、もう一度集中し直したり、後からやりかけていた作業を思い出す時間を浪費しなければならなくなる。

＜マルチタスクを効率的に行うノウハウ＞
・1日の作業を行う前にタスクの優先度を整理し、大体の作業スケジュールを決める
・この時点で作業の内容や目的、ゴール設定に不明点がある場合は確認連絡をしておく（作業の中断、手戻りを避けるため）
・作業中はチャットやメールを見ない
・人からできるだけ話しかけられない場所で作業する

以上、「4つの業務効率化スキル」を紹介した。人手不足の根本的な改善策が見当たらない中、業務効率化を意識的に取り入れることで、1人ひとりが精神的に追い込まれず、成果につなげてもらえたら筆者も嬉しく思う。それが「ウズウズ働く」ことにつながると考えている。

⑤とりあえずで仕事を受けない

最後に、もう1つだけ。すべての業務効率化の土台になる超重要な5番目のスキルをお伝えしよう。

それは、仕事の依頼があった際に「とりあえず受けない」ことだ。これは「仕事の依頼を断れ」ということではない。

例えば、チャットでもメールでも電話でも、誰かからタスクを振られたときに「詳しい内容は後から確認すればいい」という姿勢でいったん受けてしまうと、納期が近づいて着手した際に「あれ？これ何すればいいんだっけ？どうなっていれば完了なんだっけ？」という状態になってしまい、再度依頼者に確認しなければならなくなる。