エクセルの見積書を｢やめるべき｣10もの問題点 ｢今まで使ってきたから｣ではマズいことに…

エクセル見積もりをやめるべき「10の問題点」とは（写真：Takashino／PIXTA）

DX（デジタルトランスフォーメーション）が叫ばれる昨今ですが、まだまだ進まぬ領域も。例えば営業では、仕事の進め方やノウハウがなにかと属人化しがちです。

長尾一洋さんの新著『売上増の無限ループを実現する 営業DX』よりお届けします。

見積書の作成はエクセルから卒業すべき！

電子帳簿保存法が施行され、デジタル意識がますます進んでいる昨今。見積書・請求書を一元管理する必要性が増していますが、見積書の作成や管理をエクセルで行っている会社がまだまだ多いのが実情です。

【漫画】無神経すぎる人に｢ちょっとだけ｣言い返す技術

商談を進めていくと、当然、見積書の作成が必要になります。この見積書の作成も営業DXの重要な部分であり、経理業務にデータをつなげる役割も担っています。

営業担当者が個別に作成するエクセル見積もりではなく、クラウド上で共有して、いつでもどこでも作成、承認、発行できる見積書作成システムを利用することが不可欠です。

SFAでは概算で扱われていた案件金額や商品価格を、見積書作成システムと連携させることで1円単位まで確定させることができるようになります。

この確定したデータを販売管理システムの受注登録・会計システムに流して、請求書発行まで連携させることで、再入力や転記の手間をなくし、処理スピードを上げるわけです。

データ連携上の必要性だけでなく、見積書は、2023年12月末で宥恕措置が終了し、電子保存が義務化された電子帳簿保存法（電帳法）の対象の1つです。

見積書は、経理部門が把握していないことが多いので、電帳法への対応で後回しになっているケースが少なくないのですが、現状、多くの会社で、メールで送受信（すなわち電子取引）される回数が最も多いのではないでしょうか。

一度で決まらないことも多く、1件の商談で複数の見積書を提出することもあります。領収書や請求書の数よりも多くなることがあるでしょう。経理部門でまとめて処理するのではなく、各営業担当者が勝手にやり取りすることが多いのでその管理が大変なのです。

営業担当者が紙に出力して顧客に持参するのであれば、そのコピーを保管しておけばいいのですが、メールでやり取りした場合には電帳法に基づき、経理部門はすべてを電子データで保存しなければなりません。

そのため、営業担当者は見積書を顧客に送るたびに、同じデータを経理部門にも提出する必要が出てきます。

このような運用がうまくいくとは思えません。見積書の作成はエクセル見積もりによる属人管理から卒業し、見積書作成システムで一元管理して、電帳法にも対応すべきです。