部下へのLINE｢4行以上の長さ｣はアウトな理由 メッセージは短ければ短いほどいい

文章の構造としては、いわゆるビジネス文書の体裁にして、結論を最初に書き、相手が冒頭でそのメッセージを読む必要があるか判断できるようにしています。

その後、詳細に入っていくわけですが、重視しているのは事実を書くことです。人の感覚はそれぞれですが、事実は基本的に1つしかなく、共通認識が作りやすくなります。

たとえば、「大ヒットした商品」という表現について、何個売れれば大ヒットといえるかという感覚は人によって違うけれど、「1万個売れた」と書けば他の解釈の余地がありません。誤解が生まれる可能性を潰し、コミュニケーションロスを減らせば、結果として生産性が上がります。

相手の承認欲求を満たし、心が動くメッセージを

確認や報告のためのメッセージなら、基本的には事実のみで事足ります。しかし「相手を動かす」となると、ただ淡々と用件のみを並べてもなかなかうまくいかないものです。相手に気持ちよく動いてもらうには、その心に気を配らねばなりません。

私が普段意識しているのは、相手の喜怒哀楽に共感する姿勢を示すことです。送られてきたメッセージがポジティブなら、それよりも少しだけテンションを上げて返事を書きます。たとえば「！」（感嘆符）が1つ付いた文章が届いたら、自分は2つ入れて返します。

逆に、どこか疲れているようなメッセージなら、それに寄り添うように自分は穏やかな返事を心がけます。ちなみに今の若い世代は、文章の最後が「。」（句点）で終わると、相手が怒っていると感じるといいますから、最近は彼ら彼女らにLINEを送るときには絵文字などを文末に配するようにしています。

また、文中でもっともよく使う単語は、「ありがとう」です。どんなやり取りでも極力、感謝の言葉を添えるようにしています。「期限より2時間早く提出してくれてありがとう」「完璧なプレゼン資料をありがとう」と、できる限り具体的に感謝を伝えるほうが、相手の心に響きます。

「他者から認められたい、自分を価値ある存在と感じたい」という承認欲求は、誰しもにあるものです。そしてそれを満たしてくれる相手を嫌がる人などまずいません。また自分としても、感謝の気持ちを忘れず、謙虚でいられます。「ありがとう」はまさにコミュニケーションの潤滑油なのです。

同じ感謝という文脈でいうと、「今日のお礼」のメッセージについてはできる限り早く送るようにしています。仕事での顔合わせや打ち合わせ、商談の後などは、帰路についてすぐ、参加者全員にお礼のメッセージを送信します。このスピード感が、実は1つのポイントといえます。