部下へのLINE｢4行以上の長さ｣はアウトな理由 メッセージは短ければ短いほどいい

お礼というのは、送るのが遅くなるほどに内容を吟味しなければならないものです。時間がたって記憶が薄くなった相手には、いつどこでどのような形でお世話になったかなど、改めて説明する必要が生じます。文章量が多くなりがちですし、構成も考えねばなりません。その点、会った直後であれば、「本日はありがとうございました」の一言で十分、感謝の意を示すことができ、文章を考える時間と手間が省けます。

叱る際は、グループ全員に向けたメッセージに

仕事においては、時に他者のミスを指摘したり、改善を求めたりすることもあるでしょう。そうした際にもメッセージの送り方一つで、相手のモチベーションは大きく変わります。

私はいくつかの事業を運営していますが、スタッフを叱る際には、個人に対してよりそのグループ全員に向けたメッセージとして発信するようにしています。仮に遅刻が多いスタッフがいたら、グループLINEに「今日、26分遅れで出社した人がいましたが、管理体制はどうなっていますか」などと送ります。当の本人はそれで十分、わかるはずですし、そうしてグループ全体で課題を共有するほうが組織的な再発防止につながりやすいからです。

また、取引先の担当者がなかなか動いてくれないような場合、それがいくら相手のせいであっても現実として仕事は進みません。放っておけばスケジュール管理にも支障がでます。そんなとき私は、こまめにメッセージを送ります。

自分が大切にしていることのために時間を費やしたい

いつになったら着手できそうか、今進められる部分はどこなのか、こちらで手伝えることはないか、他に決定権を持つ人はいないか……。そうやって詳細を詰めていく中で状況が整理され、打つべき手が見えてくるものです。しつこく聞かれるのを嫌がる人もいるでしょうが、相手の都合ばかり受け入れた結果、仕事の質が下がるようでは互いにデメリットがありますから、遠慮なく踏み込むべきだと思います。

反対に自分がなにか頼まれたときには、こちらから期限を切るようにしています。そうして主導的に期限を定めると、もっともプレッシャーを感じるのは自分自身であり、そのプレッシャーによって自らを動かすというというのも、1つの大きな狙いです。

ただし、自分で言いだしておいて期日に遅れるのは最悪なので、必ずバッファを設けます。急な頼み事をされたときなどは、「わかりました、やります」と即レスポンスするほうが相手の印象はいいでしょうが、いい顔をしたい気持ちをぐっとこらえ、「いったんスケジュールを確認します」と保留します。そして現在のタスクを並べ、確実にできるか検討してから返事をするようにしています。

これは見方を変えるなら、日ごろお世話になっているような相手からの急な頼みにもしっかりと応えられるように、自己管理やスケジュール管理で時間を捻出しているともいえます。

自分が大切にしていることのために、多くの時間を費やしたい。メッセージによるスムーズなコミュニケーションは、“時間の余裕”を生み出すためのものだと私は捉えています。

ゴンドー優希：講演家