｢ミスをチャンスに変える｣ずるい"謝罪メール術" 仕事がデキる人は不用意にお詫びをしない

仕事の多くは、何かをしてあげたり、してもらったり、で成り立っています。大きなことでなくても「返事をしてもらった」「メールを送ってもらった」などの動作に対しても感謝を伝えることができるはずです。

★謝罪を感謝に言い換えてみよう！
・早急にご対応いただき申し訳ございません。
→早急にご対応いただきありがとうございます。

・対応していただき恐縮しております。
→対応していただきありがとうございます。

謝罪の言葉を多用するよりも感謝の気持ちを具体的に伝えることによって、相手の心証は確実によくなりますので、次の協力も引き出しやすくなります。

そのイライラ、喧嘩で解決しますか？

他にも、受信したメールにイラッとしたり、ムカッとしたりしたことが、一度くらいあるのではないでしょうか。

自分は悪くないのに、一方的に悪者にされた。自分の非を認めず、攻撃的な対応をされた……そんなとき、自分を守りたくなるのは当然です。

しかしここで、相手に言い返してはいけません。それでは、あなたが不利になってしまいます。

もちろん、ずるい人もイラっとすることはあります。しかしずるい人は、メールでは絶対に戦いません。

次のような場面を考えてみましょう。

打ち合わせの段階では「100万円くらいで」と相手に言われていた案件があったとします。

翌日、あなたは言われた通り、100万円で見積もりを出しましたが、相手に「その条件だと導入できない。なんでそんな金額を出してきたんだ」と言われてしまいました。

こんなとき、あなたならどうしますか。

理不尽なことを言ってきた相手を非難し、真正面から戦うでしょうか。しかし合理的に考えてみると、戦うメリットが一切ないことに気づくはずです。

メールをストレス発散の道具にしない

見積もりを出したあなたのゴールは「受注」です。相手と喧嘩をしたり、論破をしたりすることで、そこに到達できる確率は上がるでしょうか。

答えは「NO」です。多くの場合、その確率を下げることにつながります。

それならば、ゴールに少しでも近づけるように「どんなメールを書いたら、相手は導入に前向きになってくれるだろうか」と考えて、適切なコミュニケーションをとるべきです。

メールでストレスを発散しても、会社の売上やあなたの評価にはつながらないですし、相手の対応によっては、さらにストレスが溜まるかもしれません。

メールは、自分の言いたいことを簡単に伝えられるツールです。手軽さゆえに、怒りにまかせてメールを書いてしまい、後で絶望的な気分になる人もいます。

気持ちが収まらないなら、素直に声をかけて対話の機会を作りましょう。

「大きな行き違いがあるようなので、直接お話をさせていただけませんか」

「このままメールで書くと喧嘩になりそうなので、直接お話ししたいと思います」

売り言葉に買い言葉……とならないためにも、メールが苦手な人は特に、直接話すようにしたほうがいいでしょう。

平野 友朗：日本ビジネスメール協会代表理事、アイ・コミュニケーション代表取締役