仕事を超効率化する｢メールボックス｣の仕分け法 ｢うっかりさんにおすすめ！｣フラグを使ったメール管理

届いたメールを全て保管するとなると、次に出てくる問題は、メールの管理についてです。

メールボックスに残っているメールが増えれば増えるほど、その管理は複雑になります。「未読」「既読」だけの管理では必ずうっかりミスが生れるでしょう。

そこでおすすめしたいのが、「フラグ管理」です。

★ずるい人もやっているメール管理術
❶未読
まだ読んでいないメール
（読んで処理を後回しにするなら❷へ。読んで処理
が終わったら❸へ）

❷既読・未処理
フラグのついた未処理メール
（処理が終わったら❸へ）

❸既読
読んで処理が終わったメール

このように、メール管理にフラグを使うことで、従来の「未読」「既読」だけの管理に加えて「既読・未処理」の管理ができるようになります。

もう1つのメリットは未読メールをゼロにできること

そのため、次から次へと届く新規の未読メールに未処理メールが埋もれてしまったり、一度は読んだけどまだ処理をしていなかったメールを、既読から未読に変更し忘れていたといったミスを防ぐことができます。

またフラグでメール管理をすることで得られるメリットはもう1つあります。

それは、未読メールをゼロにできることです。

未読の件数は、よくも悪くも、メール画面に表示されます。気にしないようにしていても、件数が多ければ、やっぱり気になってしまうのが人間です。

「未読」「既読」で管理をしている限り、この数をゼロにするのは、難しいでしょう。

しかし、フラグを使えば、処理できなかったメールは「既読・未処理」として扱われるので「未読」をゼロにできます。

視覚的にメール画面がすっきりするだけで、仕事へのモチベーションは高まります。

平野 友朗：日本ビジネスメール協会代表理事、アイ・コミュニケーション代表取締役