Excelバケツリレーで資料作成──20年前と変わらぬ業務フロー、どう改善していくべきか？

（提供：ゲッティイメージズ）

　あなたの会社でも、毎月行われる「役員会」。そこで用いられる前月の売上や利益などの「報告資料」は、Excelのバケツリレーでできあがったものではないだろうか。各営業部門や工場が、売上高や出荷高を表にまとめて「上」に送る。

　上はそれをとりまとめた集計ファイルをさらに上に送り、それをさらに上がとりまとめ……時間も手間もかかるExcelバケツリレーを、10年前、20年前と変わらずに続けている日本企業は、まだまだある。

　ホワイトカラーの仕事を、どう効率化していくべきか。日本が誇るブルーカラーの「カイゼン」文化に照らし合わせながら考えたい。

筆者は2024年5月下旬に書籍「ホワイトカラーの生産性はなぜ低いのか～日本型BPR 2.0」を上梓し、おかげさまで3カ月を待たずに3刷が決まるなど、一定のご評価をいただいた。本連載では、そのエッセンスをお届けしたい。

●なかなか進まぬ効率化　現代のホワイトカラーは、つまるところ何か？

　ところで、そもそもブルーカラーとホワイトカラーとは何だろうか。この2つの厳密な定義を突き詰めることは本稿の目的ではない。あなたがすでに持っている、次のような大まかなイメージを頭に描いていただけば十分だろう。

・ブルーカラー：主に工場、倉庫、物流、店舗、修理といった現場で仕事をする職種。生産、物流、販売、保守など

・ホワイトカラー：主に自社や取引先のオフィスで仕事をする職種。営業、研究開発、生産管理、経理、企画、総務、調達、人事、IT、マーケティング、広報、そして役員など

　なおブルーカラー系の職場でも、いわゆる管理職になるにつれて、業務の中でホワイトカラー的なタスクが占める割合が上がっていく。

　部長級くらいから上は、実質ホワイトカラーと言えるだろう。もちろん役員も皆ホワイトカラーである。

　名前の通り、かつては襟（Collar）の色、つまり服装で線引きをしていたわけだが、実は、現代においては、非常に分かりやすい見分け方がある。現代のホワイトカラーとは、事実上ほぼ全ての作業をPCを介して行っている職種、である。

　上記でブルーカラーとして例示した職種は、フィジカルなモノやヒトを主な対象としており、PCを使うことはあってもあくまで副次的な用途である。

　一方ホワイトカラーとして例示した職種、あるいはブルーカラー職場の管理職的なタスクは、いずれも現在ではPCなしではほぼ仕事にならないだろう。実際、業務時間の大半はPCに向かっているはずだ。