Excelをノーコードで自動化しよう! パワークエリの教科書 第5回 クエリの更新と取得元データの変更

要するに、フォルダーにファイルを追加して「すべて更新」をクリックするだけで、最新のデータ表に更新できる訳だ。いちいちデータをコピー&ペーストする必要はない。もちろん、4月6日以降の売上データが追加された場合も同様である。

今度は、取得元のExcelファイルを修正したときの例を紹介していこう。たとえば、「4月5日の売上」にデータの入力ミスがあったとしよう。この場合は、取得元のExcelファイル(4月5日の売上.xslx)を開いて、データを修正すればよい。

上図では、「店内飲食」の「ソフトドリンク」の売上データを「25,760」→「25,670」に修正している。このファイルを上書き保存して閉じる。

その後、4月の売上を集計したExcelファイルを開き、「すべて更新」のアイコンをクリックすると、クエリに指定した処理手順が再実行され、修正済みのデータを反映したテーブルに更新される。もちろん、それに合わせて「売上の合計」などの数値も再計算される。

このように、データの追加や修正にクリックひとつで対応できることがパワークエリの魅力となる。念のため、“おさらい"しておこう。今回の例の場合、クエリに以下のような処理手順が登録されている。

＜処理手順＞
1. 「4月の売上」フォルダー内にあるファイルを結合してデータ表を作成する
2. 結合したデータ表から「合計の行」を削除する
3. 取得元のファイル名をもとに「日付」のデータを追加する
4. 加工したデータ表をExcelに出力する

「クエリの更新」を実行すると、上記の処理が再実行され、現時点の「4月の売上」フォルダーをもとに「データの取得と加工」が行われる。つまり、最新状況を反映したデータ表(テーブル)を即座に得られる訳だ。
取得元データの変更

続いては、同様の自動処理を、取得元データ(フォルダー)を変更して実行する方法を紹介していこう。

たとえば、4月の売上とは別に、3月の売上を記録したExcelファイルが31個あったとしよう。これらのExcelファイルは「3月の売上」フォルダーに保存されている。

これを既存のクエリで自動処理したい場合は、どうしたらよいだろうか？　これまでに紹介してきたクエリは「4月の売上」フォルダーからデータを取得するように指定されているので、そのままでは使えない。

現在、「4月の売上」フォルダーに保存されているExcelファイルを別の場所へ移動して、代わりに3月の売上を記録した31個のExcelファイルを「4月の売上」フォルダーに移動する、という方法も考えられるが、あまりスマートな解決策とはいえない。一時的とはいえ、「4月の売上」フォルダーの中に3月の売上データを保存する、というのはトラブルの原因になりかねない。