Excelをノーコードで自動化しよう! パワークエリの教科書 第5回 クエリの更新と取得元データの変更

かといって、新たにクエリの処理手順を指定しなおすのも少し面倒だ。せっかく同様の処理を実行できるクエリがあるのだから、「それを再利用したい」というのが人情であろう。

このような場合は、「データの取得元フォルダー」だけを変更してしまうのが最も効率のよい対応策となる。その手順を詳しく解説していこう。

まずは、クエリが登録されているExcelファイル(4月の売上集計)を複製する。続いて、複製したExcelファイルの名前を「3月の売上集計」に変更する。

このExcelファイルを起動すると、以下の図のようなテーブルが表示される。現時点ではファイル名を変更しただけなので、「4月の売上」フォルダーからデータを取得したテーブルが表示されている。「データ」タブにある「クエリと接続」をクリックしてONにする。

「クエリと接続」ウィンドウが表示されるので、「4月の売上」のクエリをダブルクリックして「Power Query エディター」を起動する。

クエリとして登録した処理手順を編集できるようになる。データの取得元を変更したいときは、「ホーム」タブにある「データ ソース設定」をクリックすればよい。

現在の「データの取得元」(フォルダー)が表示されるので、「ソースの変更」ボタンをクリックする。

以下の図のような画面が表示され、「データの取得元」を変更できるようになる。パスを直接入力するか、もしくは「参照」ボタンをクリックして「データの取得元」となるフォルダーを指定しなおす。その後、「OK」ボタンをクリックする。

元の画面に戻るので、「データの取得元」が変更されていることを確認し、「閉じる」ボタンをクリックする。

これで「データの取得元」の変更は完了だ。この時点で「クエリ名」も変更しておこう。クエリ名は画面右側にある「プロパティ」の部分で変更できる。続いて、「プレビューの更新」のアイコンをクリックすると、「3月の売上」フォルダーからデータが取得され、それを加工したデータ表に表示が更新される。

3月の売上データが正しく処理されていることを確認できたら、「閉じて読み込む」のアイコンをクリックする。

クエリの更新が行われ、3月の売上データを1つに結合したテーブルが表示される。ただし、このデータの並び順は、なぜか「3月10日」が先頭になっている。

これはファイルを取得する順番に起因するものだ。ファイル名を文字コード順に並べた場合、「日」の文字は「0」や「1」、「2」などの数字よりも順番が後になる。よって、「10日」→「11日」→「12日」→ …… →「19日」→「1日」→「20日」→「21日」→ ……、という順番でファイルが取得されていく。