脱「パワポっぽい」 Canvaでオシャレなプレゼンを 第20回 1つのスライドを複数人で共同編集する方法

最後に、アクセス権に「編集可」を指定した場合の動作を紹介していこう。この場合、URLを受け取った相手は「スライドを編集することも可能」な状態になる。つまり、同じファイルを複数人で共同編集できるようになる訳だ。

この共有方法は「相手がCanvaユーザーでない場合」であっても利用することが可能だ。相手がCanvaユーザーでなかった場合は、

・コメントの書き込みは不可
・スライドの編集は可

という状態になる。「相手がCanvaユーザーでなくても編集可になる」という点を勘違いしないように注意しておこう。

このため、誰にでも使える共有方法といえるが、その大前提として「相手がCanvaの基本操作を知っていること」を確認しておく必要がある。というのも、相手が編集した内容は、自身のデザインファイルにもそのまま反映(保存)されてしまうからだ。

相手がCanvaの使い方を知らないまま適当に操作すると、大切なファイルが書き換えられてしまう恐れがある。よって、理論上は「誰にでも使える共有方法」となるが、実際には「信頼できる相手にのみ使える共有方法」といえる。

なお、現状のデザインファイルを保持しておきたい場合は、あらかじめデザインファイルをコピー(複製)しておき、そのコピーを共同編集用に共有する、などの対策をとらなければならない。便利な機能であるが、その活用方法には十分に注意する必要がある。

ちなみに、相手がCanvaユーザーであった場合は、相手の「プロジェクト」にも共有したデザインファイルが表示される仕組みになっている。

このため、共有された相手は、いつでも「プロジェクト」からスライドの編集画面を表示することが可能となる。
共有を解除するには？

念のため、デザインファイルの共有を解除するときの操作手順も紹介していこう。ファイル共有を解除するときは、コラボレーションリンクの設定を「あなただけがアクセス可能」に変更すればよい。

これで、そのファイルを「自分専用」に戻すことができる。編集画面の上部には、共同編集者(閲覧者)のアイコンが表示されたままだが、この表示は更新されるまでに若干の時差があるようだ。しばらく待つと、アイコン表示が「自分だけ」になっているのを確認できるだろう。

当然ながら、これ以降、共有リンクを提供された相手はデザインファイルを閲覧・編集できなくなる。「プロジェクト」に表示されているファイルをクリックしても、下図のような画面が表示されるだけで、ファイルの閲覧や編集は実行不可になる。

今回の連載で紹介したように、Canvaにはファイルを共有する機能も用意されている。ただし、効果的に活用するには「アクセス権の違い」を十分に理解しておく必要がある。さらに、「相手がCanvaユーザーであるか？」にも配慮しなければならない。便利な機能であるが、使い方をよく学んでから実践する必要があるだろう。
（相澤裕介）