Excelをノーコードで自動化しよう! パワークエリの教科書 第10回 フォルダーからデータを取得する方法

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本連載の第1回～第3回で紹介したように、複数のExcelファイルを結合することを目的にパワークエリを使用するケースもよくある。この場合は「フォルダーから」を指定してデータを取得するのが一般的だ。今回は、フォルダーからデータを取得するときの操作手順と注意点について紹介していこう。
フォルダー内のExcelファイルを結合して取得

前回の連載では、「単体のExcelファイル」からデータを取得するときの操作手順を紹介した。今回は、同じフォルダー内にある「複数のExcelファイル」を結合してデータを取得する方法を紹介していこう。

Excelを起動し、前回の連載と同様に「データ」タブにある「データの取得」をクリックする。続いて、データの取得元を指定する。特定のフォルダーを指定してデータを取得するときは、「ファイルから」→「フォルダーから」を選択すればよい。

フォルダーを指定する画面が表示されるので、データの取得元にするフォルダーを指定し、「開く」ボタンをクリックする。

指定したフォルダー内に保存されているファイルの情報が一覧表示される。ここでは「結合」ボタンをクリックし、「データの結合と変換」を選択するのが基本だ。

ファイルの結合方法を指定する画面が表示されるので、「どのデータ表を基準にデータを結合するか？」を指定していく。最初に、基準とするファイルを選択する。すべてのExcelファイルが“同じ形式”で作成されている場合、この選択は「最初のファイル」のままでよい。

続いて、データ表が記録されているワークシートを選択する。すると、そのプレビューが右側に表示される。これを確認し、「OK」ボタンをクリックする。

フォルダー内にあるExcelファイルを結合した形で「Power Query エディター」に、データが取得される。

以上が「フォルダー」を対象にデータを結合して取得するときの操作手順となる。取得元のExcelファイルが“同じ形式”で作成されていれば、特に問題なく作業を終えられるはずだ。なお、思い通りにデータを取得できなかった場合は、後ほど紹介する注意点を確認してみる必要がある。
他のボタンをクリックした場合は？

先ほど示した操作手順では、「データの結合と変換」を選択するのが基本、と解説した。とはいえ、この画面には「結合」ボタンのほかに「読み込み」や「データの変換」といったボタンも用意されている。続いては、各ボタンをクリックしたときの動作について補足しておこう。