「古い体質の会社でも変われる」kintoneの可能性とは? 3つの活用事例を紹介

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サイボウズはこのほど、同社が提供する「kintone(キントーン)」のユーザーイベント「kintone hive(キントーンハイブ)」をZepp名古屋で開催した。kintone hiveは、kintoneの活用アイデアをユーザー同士で共有するライブイベントで、企業や団体が活用ノウハウをプレゼン形式で発表する場だ。

2024年の「kintone hive」は広島、札幌、福岡、大阪、名古屋、東京の6カ所で開催された。本稿では、名古屋会場に集まった企業3社のkintone活用事例を紹介する。なお、地区代表に選ばれた桜和設備の事例はこちらの記事で紹介している。

年間48日の工数削減に成功 ‐ フジ自動車工業

名古屋市昭和区に本社を置き、フォークリフトの整備業務などを手掛けるフジ自動車工業。創業68年目の会社で、140人の社員の平均年齢は52歳だ。そんな同社は「紙とExcelを駆使した職人しかできないこと」を誰でもできるようにするために、kintoneの導入に踏み切った。

同社のフォークリフト整備における主な事務作業は、膨大なデータを持つExcelを基に点検・修理の見積書を作成したうえで、点検・修理の予約を行う。また、エラーが多発する30年以上前の古いシステムで請求書などを管理していたという。

また、整備士が点検・修理の時に使用し、毎月300枚ほど記入する「入出庫カード」はすべて手書きだった。プレゼンを行った大久保利春さんは「作業予定に変更があるたびに加筆するため、(入出庫カードは)ぐちゃぐちゃになることが多かった」と振り返った。また、記入忘れや紛失による売上げ漏れも少なくなったという。

作業予定の管理も大変だった。工場の作業スケジュールや台車のスケジュール、巡回整備士のスケジュールは、それぞれ仕様の異なるExcelデータで管理されていた状況で、「同じ内容を何度も何度も入力していた。1件変更するのに30分以上時間がかかりミスも多発していた」と大久保さんは苦笑いした。

一番大きな問題だったのは「代車が行方不明問題」だった。毎日のようにある代車の棚卸し業務の際、ドライバーが指定された工場に行くと、あるはずの代車がないという事件が多発していた。代車の所在状況がうまく管理されていなったからだ。

こうしたアナログな状況を打破するため、大久保さんらはkintoneを活用してアプリを開発した。kintoneの連携機能である「AsReader」を使って、代車が置いてある場所を管理できるようにしたのだ。