サイボウズ Officeに別れを告げてkintoneに引っ越した清田産業、乗り越えた壁とは

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サイボウズはこのほど、同社が提供する「kintone(キントーン)」のユーザーイベント「kintone hive(キントーンハイブ)」をZepp名古屋で開催した。kintone hiveは、kintoneの活用アイデアをユーザー同士で共有するライブイベントで、企業や団体が活用ノウハウをプレゼン形式で発表する場だ。

2024年の「kintone hive」は広島、札幌、福岡、大阪、名古屋、東京の6カ所で開催された。本稿では、名古屋会場に集まった清田産業のkintone活用事例を紹介する。なお、地区代表に選ばれた桜和設備の事例はこちらの記事で紹介している。

1932年に創立し名古屋市に本社を置く食品原材料商社の清田産業は、2008年に導入したグループウェア「サイボウズ Office」を15年間愛用していた。同社の社員140人は皆、サイボウズ Officeを使いこなし、掲示板やアドレス帳、ワークフローや報告書など、さまざまなツールを活用していた。サイボウズ Officeなしでは仕事ができない状況だったという。

ところが、2021年に転機は訪れる。情報システム部門の寺西柚佳里さんが「だれからも求められない孤独な闘い」と表現する営業DXプロジェクトが発足され、サイボウズ Officeを手放し、それに代わる新たなツールの導入が進められた。

15年間愛用した「サイボウズ Office」に別れを告げた理由

長年愛用していたサイボウズ Officeに対して、中途で入社した寺田さんは3つの課題を感じていた。

1つ目は、アドレス帳の表記ブレだ。手入力だったため「サイボウズ株式会社」「サイボウズ(株)」「Cybozu」といったように、同じ社名でもバラバラの表記で登録されていた。「データの正確性に問題がありました」と寺田さんは振り返る。

2つ目の課題は、商談報告書の煩雑さだ。案件軸や顧客担当者軸で記載されておらず、検索をかけて案件を見つけ出すことが難しい状態だった。また、サイボウズ Officeで管理するのが難しいといった理由で、Excelで報告書を管理している社員も一定数いて、二重管理が発生していた。「毎日読んでいる人からすると読みやすい新聞紙のようでした」(寺田さん)

そして最も大きな問題は、大量の「野良カスタムアプリ」の存在だった。標準機能にはないアプリを社員自らが作成できるカスタムアプリが約210以上存在し、同社の社員数よりも多かった。