サイボウズ Officeに別れを告げてkintoneに引っ越した清田産業、乗り越えた壁とは

「まったく使われていない『野良カスタムアプリ』が多く存在し、長年使いすぎてデータ量が多くなり検索が重くなっていました。検索が重くなるたびに新しいアプリを作り直すといったことが発生し、データが分断されている状態でした」(寺田さん)

現場の社員はサイボウズ Officeに対して不満を抱えていなかったが、情報システム部門は「これでは絶対に生産性は上がらない」と考え、これらの課題の解決を目指す営業DXプロジェクトを発足した。
「kintone」へのお引越しでアプリ数を4分の1に削減

同プロジェクトがまず取り組んだことは、CRM(顧客情報管理)の整備と、SFA(営業支援システム)の導入だ。CRMに関しては、名刺管理の「Sansan」を2022年に導入したことで達成。しかし、SFAの導入は難航を極めた。

プロジェクトチームが10のSFAを選定し、3つのサービストライアルを実施したが、現場の反応はイマイチだった。「多くの営業社員から『現行のサイボウズ Officeと違いすぎて無理』と断固拒否されました」と寺田さんは苦笑い。

情シス部門と営業部門の双方が深く話し合った結果、「kintoneならギリやれる」ということになり、2023年6月にkintoneでSFAの構築を開始した。サイボウズ Officeからkintoneへのお引越しが始まった。

寺田さんがまず取り組んだことは、野良アプリに対する立ち退き依頼だ。数年回しか使わない野良アプリを選定し、kintoneへの移行をやめた。加えて、類似するアプリを統合し、最終的に210個から52個まで移行するカスタムアプリを絞った。「kintoneへ移行したカスタムアプリは即時アクセスを停止しました」と、営業社員が慣れ親しんだサイボウズ Officeを使ってしまわないように工夫した。

カスタムアプリの移行だけでなく、SFAに必要な要件を得るために、営業部門へ入念にヒアリングを行った。役員から新入社員の営業担当まで営業職の半数以上から意見を集め、40の要件を得た。

そして、ついに2023年12月にkintoneでノーコード開発したSFAが完成。表記ブレがあったアドレス帳は、Sansanと自動連携することでバラバラだった取引先情報を関連レコードでひも付けできるようにした。

また、商談報告書の煩雑さも解決。ルックアップ機能を活用して商談報告書を案件にひも付けられるようにした。案件リストから確認できるようになった。、サイボウズ Office時代の商談報告書と同じ運用で、 案件軸でも顧客担当者軸でも確認できるようになった。