Excelをノーコードで自動化しよう! パワークエリの教科書 第20回 「例からの列」を使ったデータの作成

画像提供：マイナビニュース

既存の列からデータを抽出したり、新しいデータを作成したりする際に「例からの列」というコマンドを利用する方法もある。「例からの列」と言われても、その機能を想像しにくいと思われるので、具体的な例を示しながら使い方と注意点を紹介していこう。
「例からの列」を使ったデータの抽出

今回、紹介する「例からの列」は、既存の列をもとに「新しいデータ」を自動作成してくれる機能となる。この機能を使って“データの抽出”を行うことも不可能ではない。「例からの列」という内容を想像しにくいコマンド名になっているが、使い方そのものは難しくないので、この機会に覚えておいても損はないだろう。

それでは、さっそく使い方を紹介していこう。1つ目の例は、「所属」の列から「東京本社」や「△△支社」の文字だけを抽出する処理だ。前回の連載では「抽出」コマンドでデータを抽出したが、同様の処理を「例からの列」コマンドで実現してみよう。

データの抽出元になる「所属」の列を選択する。続いて、「列の追加」タブにある「例からの列」の▼をクリックし、「選択範囲から」を選択する。

以下の図のような画面が表示されるので、「所属」の列だけチェックボックスがONになっていることを確認する。続いて、「作成したいデータの例」を自分で入力していく。たとえば、1行目には「東京本社」という文字を抽出したいので、「例1」の列の1行目をクリックして「東京本社」と入力する。

「Enter」キーを押すと、他の行についてもデータが自動的に作成され、その結果が薄いグレーの文字で表示される。

ただし、これらのデータが“意図した結果”になっているとは限らない。2行目の「名古屋支社」は正しくデータを抽出できているが、3行目の「大阪支社経理部」は元データをそのままコピーしているに過ぎない。よって、この部分を正しく修正する必要がある。3行目の結果をダブルクリックし、データを「大阪支社」に修正する。

「Enter」キーを押すと、他の行についても結果が自動更新される。今度は、「所属」の列から“先頭の4文字”を抽出する、と判断されたようだ。先ほどデータが正しく抽出されていた「名古屋支社」も、「名古屋支」に結果が更新されている。

ということで、今度は2行目の結果をダブルクリックして「名古屋支社」に修正する。このように、“想定外の結果”を“意図した結果”に自分で修正していくのが「例から列」の基本的な使い方となる。