サイボウズ Officeからkintoneへ乗り換えた成田デンタル、成功の秘訣は「共感を得る仕組み」

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サイボウズはこのほど、同社が提供する「kintone(キントーン)」のユーザーイベント「kintone hive 2024 Tokyo」を開催した。kintone hiveは、kintoneの活用アイデアをユーザー同士で共有するライブイベントで、企業や団体が活用ノウハウをプレゼン形式で発表する場だ。イベントの様子はこちらの記事で紹介している。

2024年は広島、札幌、福岡、大阪、名古屋、東京の6カ所で開催された。本稿では、東京会場で最も注目を集めた成田デンタルのkintone活用事例を紹介しよう。同社は、長年使用していたパッケージ版の「サイボウズ Office」からkintoneへの移行を成功させた。「共感を得る仕組み」と「人を動かす仕掛け」をkintoneに組み込むことで、とある2つの壁を乗り越えたという。

パッケージ版「サイボウズ Office」に別れを告げた理由

千葉市に本社を置く成田デンタルは、歯科医院と歯科技工所をつなぐ営業商社。歯科医院から歯形を預かって提携技工所に送り、作成された差し歯や入れ歯を検品して歯科医院に届けるというビジネスモデルを展開している。

事業所は全国に25拠点あり従業員数は252人。社員の8割が営業系で、歯科医院を1日に30～40軒訪問するルート営業をしている。

kintone導入前、同社は2つの壁にぶつかっていた。

1つ目の壁は、30年間務めた社長が突然交代したことで生じた。当時はパッケージ版のサイボウズ Officeで営業の活動報告を運用しており、社長が営業社員全員分の報告書をチェックしていた。

しかし、新社長はこれまでと異なるフローを要求した。

「新社長はピラミッド型の組織を使って、営業所の所長を含む管理職の裁量権を高めたいという強い思いがありました。そのため、サイボウズ Officeによる営業報告書のチェックは社長ではなく管理職がチェックするようになったのです」と、成田デンタルの吉原大騎さんは振り返る。

営業所の所長や管理職は慣れない作業に戸惑った。「自由入力だから書きづらい」「何のための活動報告なのか分からない」といった多くの不満の声が、吉原さんの耳に入ってきた。

また、営業に使うルート表のフォーマットも営業所ごとにばらばらで、ファイルもローカルに保存していた。「営業所に戻らないと編集できず、コロナ禍ではトラブルの種になっていました」(吉原さん)