知らないうちに｢リストラ予備軍｣にされる人のチャットの特徴

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在宅勤務に対応するためビデオ会議やチャットツールを導入する企業が増えている。その一方、働き方が大きく変わったことから、会社にとって「必要な人材」と「必要のない人材」が可視化されるようになった。「必要のない人材」と評価される人は、どんな行動をとってしまっているのか。総勢5万人以上のテレワーカーを抱え、大手企業などのテレワーク導入支援やアウトソーシングを行うイマクリエの鈴木信吾社長に「テレワークで仕事をする上での注意点」を聞いた——。

■オンライン会議には3つのルールがある

例えば、オンライン会議には「3つのルール」があります。1つ目は、中身のないことをダラダラ話さないこと。オンライン会議で、対面の会議のような集中力をは全員に持たせるのはムリ。中身のある結論だけを簡潔に話すことが大事です。

2つ目は、会議の目的を先に決めること。これはテレワークに限らず、対面での会議でも同様ですが、何かを決める会議なのか、ブレストのための会議なのか、会議の目的や方向性を決めなければ、先に進めません。

3つ目は、終わる時間を決めること。最近流行の“ZOOM飲み”も、時間を決めなくてはダラダラ続いてしまいます。オンラインでのやり取りは、往々にしてルーズになりがちです。

つまり、効果的にかつ効率的にオンライン会議を行うためには、「簡潔に」「目的を明確に」「時間を決めて」という3つがポイントになります。どれも対面での会議で求められることと言ってもいいですが、オンラインでは、それがより重要になってくるのです。

■業務依頼に対して「了解です！」しか言わない人は要注意！

先ほど、オンライン会議では、簡潔に話しましょうと言いましたが、機械的に返事するのはNG。上司や同僚からの業務依頼に対して、チャットで「了解です！」とだけ送る人がいますが、これはLINEのスタンプのように、絵文字ひとつで返すことと同じ。対面で仕事をしている時と同様に、チャットでも相手の業務依頼のメッセージ内容や相手の意図を理解していれば、「いつまでに何をどう対応する」というメッセージで返すのが当然です。

そのため、チャットで一言「了解です！」と返信するだけでは不十分。このような社員は、実際に何を了解できているのか怪しいので、上司やチームメンバーは、補足で電話やビデオツールで直接話をして確認した方がいいでしょう。

一方で、すぐに電話をしてしまう社員も問題。チャットを使いこなせないからといって、電話にすぐ頼るような年配の社員は、オンラインでは他の業務もひとりでこなせないケースが多いですね。

■チャットでは必ず伝える相手に＠を入れる

しかし、このような3つのルールを心がけても、なおコミュニケーションに問題が生じてしまうケースは少なくありません。重要なのは、コミュニケーションの手段を状況に合わせて複数用意しておくことです。

例えば、チャットツールを使う場合は、誰に何を伝えたいのかを明確にすること、そしてその伝え方を工夫することが大事です。そのため、必ず伝える相手に＠を入れるようにしましょう。グループチャットでは、ほとんどの場合、ALLに送る用事はないはずです。

また、メッセージのやり取りが1往復だと伝えたい内容がうまく相手に伝わらないことも多々あるでしょう。経験則的に、チャットでは、2〜3往復でようやく意味が伝わります。相手に自分の意図が正しく伝わっていることが確認できるまで、数回のやり取りをするべきです。また、逆に数回のメッセージがさらに続くときは電話に切り替えるのがよいでしょう。

弊社では、一日500〜600通のチャットが飛び交っていますが、微妙なニュアンスを伝えたいときはZOOMのようなビデオを使って顔を合わせて話しています。チャットを使っていて“話がずれているな？”と思ったら、すぐに電話やビデオツールで直接コミュニケーションをとることが必要です。

■グループチャットは複数の同僚との会話と同じ

チャットは、上司や同僚との対面上の会話と同じこと。つまり、グループチャットでは、複数名での会話＝コミュニケーションなので、複数名が常にその会話に参加しているということを意識する必要があります。これはテレワークでの最低限のビジネスマナーです。

弊社でもグループチャットで仕事を進めていますが、グループ全員で話しているにもかかわらず、すぐに1対1の会話にもっていってしまう人がいます。そうなると、グループチャット内での1対1の会話が、他のメンバー間のコミュニケーションを阻害してしまいます。

また、さらにひどい例では、以前弊社でこんなテレワーカーの問題行動もありました。グループチャットの中で、相手を指名して、『今度ご飯行かない？』のようなセクハラとも受け取れるようなメッセージを、他のメンバーも見ている状態のグループチャット内で送ってしまっていたのです。その社員は上長から厳重注意されました。

ここまで紹介したテレワークにおける問題はどの職場でもつきものです。今のテレワーク勤務の状況が長期化すると、従来通りの働き方とは違うスタイルでの働き方に柔軟に対応できる社員とできない社員の差が明確になり、リストラというさらに深刻な事態が発生する可能性もあります。

■履歴が全て記録される環境だからこそ気をつけるべきこと

テレワークに限らず、上司から部下への作業指示は、業務時間内に適正に行う必要があります。例えば、部下が明らかに対応できない業務時間外の深夜に「いまから15分以内に返信しろ」とチャットを送るなんてことは、完全にパワハラ。相手の業務時間を考えずに、独りよがりでチャットを送る行為はNGです。

チャットだと作業依頼した時間が確実に履歴として残ります。場所や時間を問わず可能なオンラインのチャットでの作業指示には、特に気をつける必要があるのです。社員も、業務時間外はおやすみモードを表示させるなど、オンとオフをオンラインでも可視化させておくべきです。

また、これは実際に私の会社であった話です。社内のやり取りで、あるタスクを振った社員がいました。彼に任せていた仕事の進捗が返ってこないので、連絡しようと思って過去のチャット履歴をさかのぼったところ、自分が不利になりそうなチャットを消していたんです。

その件を改めて本人に連絡したところ「なんのことですか？」としらばっくれる始末。その後、音信不通になってしまいました。何回か連絡を試みたものの向こうからは連絡もなく、書類を住所に送っても返送されなかったため、退職処理をしました。

ほとんどのチャットツールは社内で履歴をとることができます。そのため、あとでその内容を消去しても、すぐにバレるのです。つまり、普段は口頭でやり取りしていた内容も、デジタルにすべての記録が残るテレワークの方が、確実に不正は可視化されやすいといえます。

■チャットだと気が強くなる“チャット弁慶”も現れる

“独りよがり”の行動という意味では、会議中に「無駄な正義感」を振りかざす人もいます。

チャットで業務指示をしているときに、「これはみんなのためになりません！」と、横やりを入れてくる社員がいました。しかし、よくよく考えてみると、まったく彼の専門ではない業務。じゃあ詳しく意見を聞こうとオンラインで会議をしたところ、まったく話さない。こうした“チャット弁慶”もテレワークになると登場するよくある事例。このように、オフラインでは問題ではなかった社員が、オンラインになったことで問題社員化するケースもよくあるのです。

今回ご紹介した事例は、ここ10年超の中で起きた数件の話ですが、オンラインだと本人も自覚せぬまま大きなトラブルにつながる可能性があることは事実。テレワークを導入すると、オンラインでの働き方の向き不向きが明確に出ます。先ほど話したような、オンライン会議で簡潔な発言ができたり、チャットでも従来通り複数の同僚とのコミュニケーションができる人は向いていますが、そうでない人は明らかにパフォーマンスが落ちます。しかし、これは仕方のないこと。弊社の場合、向いていない人はたいてい2週間ほどで自分から辞めていきますね。

会社でテレワークが導入されて以降、すでにこの自粛期間中に退職を検討している人も少なくないようです。来週には意外な社員があなたのチームのチャットグループから抜けているかもしれません。

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鈴木 信吾（すずき・しんご）
イマクリエ代表
2002年に青山学院大学を卒業後、大手住宅メーカー・大手自動車部品メーカーを経てコンサルティング会社でクライアントの経営戦略立案等を主に担当。その後、2007年にイマクリエを4人で創業。2016年に代表に就任。https://www.imacrea.co.jp/

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（イマクリエ代表 鈴木 信吾 構成＝鈴木俊之）