頭のよさは関係ない…周囲から｢仕事が速い｣と驚かれる人がこっそり意識している3つの法則

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仕事が遅い人と速い人の違いはどこにあるのか。ワンキャリア取締役の北野唯我さんは「根本的に仕事のスピードを上げるには『目標』『分解』『計測』の3つの法則を意識するといい」という――。（第1回）

※本稿は、北野唯我『仕事の教科書』（日本図書センター）の一部を再編集したものです。

■仕事が速い人はタイミングを使いこなしている

さあ、ここから、「仕事が遅い人」と呼ばれないためのスピードアップ術を、実践的に学んでいこう。さっそく重要な話をするので、しっかり目を見開いて1000回ぐらいは読んでほしい。

ビジネスの世界では、「タイミングを制する者がスピードを制す」が原則だ。つまり、「仕事が速い＝タイミングが早い」なのだ。

そもそも、「タイミング（timing）」とはなにか？　「タイム（time）」とは違うのか？　じつは、この違いに気づいているか否かが、仕事が速い人になれるかどうか、最初の分かれ道になる。あなたは、「タイミング」と「タイム」はなにがどう違うか、きちんと説明できるだろうか？

答えはこうだ。タイミングは「いつやるのか？」という視点。一方で、タイムは「どれだけ時間が、かかるか？」という視点だ。どちらも、他人があなたを「仕事が速いか」どうか、判断する要素である。しかし、この2つは、似ているようで全然違う。

そして、じつは仕事が速いと評価されるうえで重要なのは、タイムよりタイミングなのだ。その理由は簡単で、「タイムの問題は自分だけの問題」だが、「タイミングの問題は他者が関わる問題」だからだ。

究極的に言うと、タイムの問題は、自分だけが徹夜をすれば乗り切ることができる。一方で、タイミングの問題は、他人との関わりが必ず出る。つまり、タイムはあなた1人の主観的な問題だが、タイミングはチームの客観的な問題だからだ。したがって、タイミングだけはリカバリー（＝回復）できないのだ。

■「3つのすぐ」を使いこなす「タイミングの法則」

では、このタイミングをハックするために、私たちは具体的にどうすればいいのだろうか？　答えは、【タイミングの法則】を理解し、使いこなすことなのだ。

【タイミングの法則】とは、「3つのすぐ」を意識し、実践することだ。その「3つのすぐ」とは、「すぐやる」「すぐ出す」「すぐ答える」だ。

・「すぐやる」
……依頼された日のうちに、0.01％でもその作業に取り掛かること。
・「すぐ出す」
……締め切り期限より早くに提出すること。
・「すぐ答える」
……その場で暫定回答をしたうえで、1週間以内など期限を区切って、正式回答をすること。あるいは、その場で暫定回答すらできない場合は、できる日時を決め、約束すること。

こう聞くと、「マッチョな考え方、きたな」「そんなの真似できるわけない」と思われるかもしれない。ただ、現実的には逆だ。この「すぐやる」「すぐ出す」「すぐ答える」ほど、簡単なことはない。なぜなら、気もちの問題だからだ。

正直、タイム（＝どれだけ時間が、かかるか？）の問題は、ベテランであればあるほど強い。経験豊富な人であればあるほど、タスク処理のスピードは速い。仕事ができる先輩に、あなたが勝てる余地は少ない。一方で、「3つのすぐ」は気もちの問題で解決できる。どんなに新人であっても、1％の工夫をすればできることなのだ。

■上司が求めているのはレベルの高い業務ではなくタイミング

実際に、上司やクライアントが、部下や若い人になにかをお願いするとき、まず期待しているのは、レベルの高い業務ではなく、この「タイミング」である。なぜなら、時間だけがすべての人間に平等だからだ。

どんなときでも、ビジネスは「信頼」がとても重要だ。では、まだ信頼がない状態の人がどうやって信頼を獲得していくか？　それはきわめてシンプルな話で、【タイミングの法則】を使いこなしまくることだ。

まず、なるべく早いタイミングで仕事に手をつけ、期限の前に仕事を終わらせること。即答すること。そのくり返しで、信頼を獲得していくこと。それだけで、勝手に「あなたにしかできない仕事」をつくるチャンスが必ずくる。これが【タイミングの法則】だ。

そもそも、上司やクライアントからなにか仕事を頼まれたとき、間髪いれずに「やります！」と意思表示することは、多くのものを引き寄せてくれる、とても有効な方法だ。

とくに、入社して最初の3カ月ぐらいはボーナスタイムで、これをやるだけで、ポジティブな評価を得られる可能性すらある。それぐらい「すぐやる」「すぐ出す」「すぐ答える」は、圧倒的に強い武器になる。まずはなにをするときにも、「3つのすぐ」を意識して仕事に取り組むことをおすすめしたい。

■仕事のスピードを根本的に上げるための3つの法則

【タイミングの法則】をうまく使って、タイミングを制することはできた。では、つぎに、「根本的に」スピードを上げるにはどうすればいいのだろうか？　仕事をこなすスピード自体を上げるために、あなたがやるべきことはなんだろうか？　3つの法則を紹介しよう。

1つめは、【目標の法則】だ。端的に言うと、必ず目標をもって仕事に取り掛かるべき、ということだ。

たとえば、職場には、どんどん仕事のスピードを上げていって、いつしか定時で帰れるようになって、同時に成果を出し続けている人がいる。反対に、いつも遅くまで働いているのに、まったく成果につなげられていない人がいる。前者は仕事を速くこなせるようになった人だ。一方で、後者は仕事がいつまでも遅いままの人だ。

両者の違いはどこにあるのか？

もちろん、たくさんの要因が絡んでいる。ただ、1つ確実に言えることは、「目標を立てるタイミングの違い」である。

多くの人はこう考える。「まずは、とにかく知識を身につけよう。知識があれば、仕事を速くこなせるようになるはずだから」と。たしかに、これはある場面では正しい。しかし、多くの場面においては、まったく逆の考え方が正しい。どういうことか？

つまり、正しくは、「まず明確な目標があって、その目標に向かって努力するための計画があり、その計画を通じて、知識を身につけるという行動をする」ということだ。だれも教えてくれないが、きわめて重要な真実だ。

■目標を明確にしないと効率の悪い行動に出てしまう

……ピンとこない？　だいじょうぶ。あなたにも、実感できる出来事があるはずだ。

たとえば、受験を考えてみると、わかりやすいだろう。ほとんどの人にとって、受験とは、「目標の学校に受かるための試験」だったはずだ。○○という学校に行きたい、だから、その学校に合格するために勉強する、というものだ。

写真＝iStock.com／Milatas

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このとき、効率がいい人はこう進める。まず、志望校を明確にする（＝目標）。つぎに、その志望校の受験に必要な科目を調べ、各科目の点数を効率的に上げる勉強方法を調べる（＝計画）。そして、ここまできてようやく勉強に着手する（＝行動）。このプロセスを経て、実際にちゃんと勉強に集中できた人は、受験のときに、望ましい成果をあげられたことだろう。

つまり、成果をあげる人とは、「まず目標を明確にする→効率的な計画を立てる→行動に移す」の順番で動いた人なのだ。

一方で、受験でいい成果を残せなかった人の多くは、反対の行動をとる。「まず目標を明確にする」をしないのだ。だから、勉強科目を絞るところにたどり着けず、必要ない科目も含めた全科目の勉強を漫然と続けてしまう。結果、受験で成果をあげられる可能性がぐっと下がってしまう。

■「目標→計画→行動」という順番が効率化のカギ

なにかをはじめようとするとき、究極的に大切なことは、「まず目標を明確にする」なのである。逆に言えば、先に目標を明確にしない人は、どこにも行けないということでもある。

そして、当然この【目標の法則】の効果は、ビジネスのシーンでも同じだ。漫然と仕事をこなしても意味はなく、「18時までに業務をすべて終わらせる」「マネージャーとして、部下の数字を達成させる」という明確な目標を立て、その目標と現状との差分を埋めるための計画を立て、行動していく。結果、そこで見つけた方法論は、他の部署に異動しても必ず役に立つ。仕事ができる人は、じつはこうやって成果をあげているのだ。

いいだろうか。効率的に成果をあげるためのコツは、つねに「目標→計画→行動」という順で進めることである。断じて、「行動→計画→目標」ではないのだ。

【目標の法則】には、忘れてはいけない重要なポイントがもう1つある。それは、この「目標を立てる技術」は、自分で身につけていったほうがいい、ということだ。

自分で自分の目標を立てられるか、逆に言えば、他人に目標を立ててもらうことしかできないか、この違いはとても大きい。他人が、自分の目標を立ててくれることに強く期待するのは、再現性がない。とても運任せな話だ。この状態では、【目標の法則】を使いこなすことはできない。やはり「自分で」目標を立てるクセをつけるべきなのだ。

■目標到達までのプロセスの「分解」を意識する

【目標の法則】については、わかった。まず目標を掲げ、その目標から逆算するかたちで計画を立て、行動するべき、ということだ。では、その計画自体をもっとも効率的に、最短でこなせるようになるための方法とはなにか？

それがスピードをアップさせる法則の2つめ、【分解の法則】だ。何事も分けて考えれば早くなる、ということである。反対に言えば、仕事が遅いと言われる人は、ほぼ100％、分解して考えられていない。作業スピードを上げるために重要なのは、「分解すること」に尽きる。細かい話になるが、とても大切な基本なので、丁寧に説明していきたい。

たとえば、あなたが野球をしていたとしよう。いま、自分が投げられる最高球速が130キロで、ここから10キロ上げて140キロにしたい、と思ったら、どうするべきだろうか？

まず、要素を分解して考えることだ。この場合、「球速＝筋力×筋力の出力率×投球フォームの効率性」と分解したとしよう。こうやって分解すれば、どんな素人でも、課題を構造的に理解しやすくなる。

球速を上げるためのボトルネック（＝最大の阻害要因）は、筋力なのか？　投球フォームなのか？　それとも、投げるときの意識の問題なのか？　つまり、「自分の課題がどこにあるのか？」がわかりやすくなる。野球の素人である私でさえ、仮説が立てやすくなるのだ。

そして、この「分解」は、細かくすればするほど、つぎの行動をイメージしやすくなる。そのため、一度分解したら、「もう一度分解できないか？」と考えるクセをつけるべきだ。

■仕事が遅い人はフローの分解ができていない

たとえば、先の球速のケースにおいて、分析した結果、「筋力に問題がある」とわかったとしよう。その場合、さらに「どの筋力に問題があるのか？」を分解して考えるべきだ。それは、肩なのか？　背中なのか？　それとも、下半身なのか？　下半身なら、それは、大腿(だいたい)筋なのか？　それとも、違う部位なのか？　こんなふうに、どんどん分解して考えるのだ。これが【分解の法則】のもっとも基本的なステップになる。

そもそも、なぜ仕事が遅い人がいるのかというと、この【分解の法則】が徹底できていないケースがほとんどだ。

たとえば、1つ企画書をつくるにしても、その企画書が完成するまでには、細かく見れば10以上のフローが存在している。ただ、仕事が遅いと言われる人は、往々にしてこのフローを分解して考えていない。というか、【分解の法則】を習ったことがない。だから、遅い。そして、分解ができていないと、どこに自分の課題があるのかがわからず、ぼんやりとした作業しかできないのだ。

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■「記憶」と「記録」を使いこなす

さて、【分解の法則】のつぎはどうすべきだろうか？　それは、「測る」ということだ。【計測の法則】と呼んでいるもので、スピードアップさせる法則の3つめだ。

まず、【計測の法則】を定義すると、「分解したことを、要素ごとに、客観的に記録する」「数字や変化をメモする」となる。

このとき大事なのは、「記憶」と「記録」をくり返すことだ。「記憶」はとても主観的でぼやけがちだ。「あなた」が覚えていることや感じていることだからである。一方で、「記録」は客観的だ。「あなた以外の他人」から見ても、定義が明確なことだからである。

たとえば、「昨日は帰宅が遅くなった」というのは記憶である。なぜなら、「遅く」というのは人によってイメージする時間が異なるからだ。一方で、「昨日は23時に帰宅した」というのは記録である。なぜなら、23時という、定義が明確な数値で表現されているからだ。

「きおく」と「きろく」は1文字しか違わない。でも、決定的に違う。そのうえで、とにかく、「記憶」を「記録」に落とし込むべきだ。この一連の作業を【計測の法則】と呼んでいる。

■仕事の遅い人は仕事にかかる時間を把握できていない

具体例を挙げよう。たとえば、メール1本返信するとき、仕事の遅い人は、99％の確率で、「なににどれぐらい時間がかかっているのか？」を把握していない。

現に、あなたのまわりの社会人に、「メール1本返信するのに、どれぐらい時間がかかりますか？」と聞いてみてほしい。あるいは、「500文字の報告文を書くのに、どれぐらい時間がかかりますか？」と聞いてみてほしい。ほとんどの人は、「だいたい○○分ぐらいじゃないかな」など、自分の「記憶」を頼りに、曖昧な数字で答えることしかできない。

しかし、これはまずい。なぜなら、スポーツでたとえるなら、「50メートルを何秒で走れるか？」「ウェイトトレーニングで、何キロまでなら上がるのか？」がわからない状態だからだ。つまり、「記録」がなにもないのだ。では、どうすればいいのか？　分解し、計測する。これに尽きる。

定型的なメールで考えてみよう。あなたは営業職だ。いま、お客さんとのアポイントが終わり、お礼メールを送らないといけない。お礼とともに、話した内容の要約を送ると喜ばれるだろう。この場合は、以下のように、タスクを分解し、それぞれのタスクに、自分がどれぐらい時間をかけているのか、ざっくりでいいから、計測するべきなのだ。

・メールアドレスの入力（2分）
・メール文面のベース作成（15分）
・推敲(すいこう)・編集（5分）
・上司へのチェック依頼（10分）
・送信前の最終チェック（3分）
・送信（1分）

こうすることで、なぜあなたは仕事が遅いのか、「なんとなく」ではなく、「構造的に」「ロジカルに」わかるようになる。「記憶」ではなく、「記録」で判断できるようになる。

そうすると、具体的な改善策が見えてくる。たとえば、メールの定形文を事前に準備し、コピー＆ペーストで文面をつくる、パソコンの辞書機能を使う、メールアドレスをクラウドで管理するなどだ。

もちろん、毎回測る必要はない。ただ、まず1回やってみるべきだ。

■仕事のスピードは若いうちに矯正しないと周囲も指摘してくれなくなる

さて、ここまで読んで、あなたはこう思っただろう。「面倒くさい。だるい。大変そうだ」と。そんな気もちもわかる。私があなたの立場でも、そう思うだろう。ただ、現実的には、仕事がずっと遅いままでいることのほうが、もっと面倒くさいのだ。

ベテランになって仕事が遅いままだと、正直、絶望的なビジネス人生を送るしかない。なぜなら、ベテランになっても仕事が遅い人に対して、まわりの人は指導しようとしないからだ。それこそ、面倒くさいし、時間がムダだと感じてしまうからだ。

だから、面倒くさくても、自分のタスクを分解し、計測する。これを若い頃に、半年に1度でいいのでやってみてほしい。それだけでほぼ100％、ほかの同年代よりも、仕事のスピードが上がってくる。なぜなら、ほかの人はやらないからだ。

そもそも、もっとも効率的な戦い方とは、ほかの人がやらないけれど価値のあることに、先んじて投資することだ。それは「戦略の本質」とも言える。この【計測の法則】もそうだ。

■3つの法則はそろってはじめて効果を発揮する

さて、ここまで【目標】【分解】【計測】3つの法則を見てきた。改めて強調しておきたいのは、この3つの法則はそろってはじめて、仕事のスピードが加速するということだ。順番としては、目標を立て、分解し、計測するということだ。そして、1つずつ改善する。この順番だ。

北野唯我『仕事の教科書』（日本図書センター）

より具体的なイメージがあったほうがいいと思うので、参考までに、私自身の例を紹介しておこう。

私は普段、会社の取締役をしながら、作家として本をつくり続けている。それと同時に、メディアに出ることもある。したがって、「どうやって時間をやりくりしているのか？」と、よく聞かれる。

結論を言うと、【目標】と【分解】と【計測】、これらの3法則をセットにして使っているのだ。

たとえば、ある週末に、原稿を書かないといけない日があったとしよう。原稿の量は2000文字。まず、目標を立てる。仮に、「60分で2000文字を完成させる」を目標にしたとしよう。これは私の場合、集中すれば十分に可能な速度だ。

目標を立てたら、つぎにフローを分解し、各プロセスにかかる時間を計測する。具体的には、私のTo Do（＝やるべきこと）管理表は、以下のように細分化して管理している。

○週末に原稿を書かないといけないときのTo Do管理表
・すぐに出かけられるように、原稿執筆用のパソコンをカバンに入れておく（1分）→前日の夜、寝る前にやる
・Wi-Fiの充電をしておく（1分）→前日の夜、寝る前にやる
・カフェに行く（5分）→つべこべ言わず、とにかく行く
・編集者から届いたお題を見直して、原稿を書くためのWordにコピー＆ペーストする（3分）
・前回書いた原稿を見直し、ちょっとだけ修正する（5分）→あんまり頭を使わずに手を動かして、執筆作業を波にのせる
・原稿をとにかく書く（40～50分）→目の前に人がいることをイメージして、一気に書き切る
・見直し（5分）
・データが消えたとき用に、バックアップを保存（1分）
・編集者に送信する（3分）

■3法則に頭のよさは関係ない

このような流れだ。このとき重要なのは、やるべきことを自分自身で理解し、そして、前日までにできることは処理しておくことだ。

反対に、絶対ダメなのは、当日になってから「なにをすべきか？」を考えてしまうことや、雑に分解した状態で当日を迎えてしまうことだ。それでは、仕事のスピードは永久に速くならない。

3法則はあらゆる場面で役に立つ。そして、どんな人にでも使える、という点で希望がある。頭のよさは関係ない。生まれも関係ない。性別も関係ない。選ばれた人だけが使える技術では、けっしてないのだ。ぜひあなたも使いこなしてほしい。

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北野 唯我（きたの・ゆいが）
ワンキャリア取締役
兵庫県出身、神戸大学経営学部卒。就職氷河期に博報堂へ入社。ボストンコンサルティンググループを経て、2016年、ワンキャリアに参画。現在取締役として人事領域・戦略領域・広報クリエイティブ領域を統括。またテレビ番組や新聞、ビジネス誌などで「職業人生の設計」「組織戦略」の専門家としてコメントを寄せる。著書に『転職の思考法』『オープネス』（ダイヤモンド社）、『天才を殺す凡人』（日本経済新聞出版社）、『分断を生むエジソン』（講談社）がある。

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（ワンキャリア取締役 北野 唯我）