アドビ、「ビジネスにおける帳票郵送業務」に関する調査の結果を発表

見積書や請求書を紙で郵送する担当者の約7割がデジタルデータでも送付、2024年秋に予定されている郵便料金値上げで52％が郵送業務を削減予定

【2024年5月13日】
アドビ株式会社（本社：東京都品川区、社長：中井陽子、以下 アドビ）は本日、デスクワーカーとして働いている会社員500名（フロントオフィス業務担当者250名、バックオフィス業務担当者250名）を対象にした、「ビジネスにおける帳票郵送業務」に関する調査結果を発表しました。



今回の調査で明らかになった主な結果は以下の通りです。
紙の見積書・請求書・領収書の使用者の85.6%が郵送していると回答。うち約7割（69.5%）が郵送前後にPDFなどのデジタルデータでも重複送付（20代では78.8％でより顕著）

全体の87.4%が「週に1日以上」、約半数（49. 6%）が「毎日」紙の書類を使用。最も多く使用している業務は「見積書／請求書（51.9%）」や「領収書（46.7%）」で、デジタル化で印刷を減らせると思われている業務も「見積書／請求書（36.9%）」が最多

2024年秋予定の郵便料金値上げで、52%が見積書・請求書・領収書などの郵送をやめると回答

郵送遅延や配送トラブルによる業務への支障を全体の68％が経験、紙書類の郵送担当者の6割以上が郵送業務に月3時間以上費やす



【PDFなどのデジタルデータと郵送の重複送付について】
2024年の秋に、郵便料金の値上げが予定されています。そこで、国内のデスクワーカーを対象に郵送業務の状況を調べたところ、紙の見積書や請求書、領収書を使用していると回答した291名のうち85.6%の方が、印刷や郵送業務を行っていることがわかりました。また、そのうち約7割（69.5％）が、印刷・郵送業務の前後に同じ書類をPDFなどのデジタルファイルとしても重複して送っていることが明らかになりました。年齢別でみると、重複して送っている割合が20代では78.8％、30歳以上では61.1％と、20代の方が他と比べて17.7%高く、デジタルファイルの扱いに差が伺える結果となりました。

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【紙書類の使用頻度、書類の種類について】
紙の書類の使用頻度について、全体の87.4%が「週に1日以上」、約半数（49. 6%）が「毎日」紙を使用している結果となりました。

[画像2: https://prtimes.jp/i/41087/427/resize/d41087-427-aea0b35cbc57272d96e4-1.png ]


さらに、日々の業務で紙の書類を使用していると回答した437名に業務の種類を聞いたところ、最も多かった回答は「見積書/請求書」で51.9%、次いで「領収書（46.7％）」、「契約書など社外との重要書類（45.5%）」と続きました。また、デジタル化により印刷を減らせる/なくせると思う業務を聞いたところ、こちらも「見積書／請求書（36.9%）」が最多となりました。

[画像3: https://prtimes.jp/i/41087/427/resize/d41087-427-9487c9a0bab77907f9da-2.png ]


【月間の郵送数、配送トラブルと業務負担について】
請求書や支払い確認書の郵送が遅れたことで業務進行や締め切りに支障が生じる、あるいは業務が中断するなど、郵送物の配送に関連した時間的制約が業務の進行に影響した経験について聞いたところ、全体の68％の方が「経験あり」と回答しました。また、紙の書類を印刷して郵送していると回答した249名を対象に、ひと月でどれくらいの量を印刷して郵送しているか聞いたところ、最も多かったのが「11通～100通ほど」で49％、次いで「1通～10通ほど（31.7％）」「101通～1000通ほど（15.3％）」「1001通以上（4％）」と続きました。さらに、印刷・郵送業務にどれくらいの時間をかけているかを聞いたところ、3時間以上かけていると回答した方の割合は62.2％にものぼり、多くの方の業務負担となっていることが分かりました。

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【今後の郵送数の削減意向について】
2024年の秋に予定されている郵便料金の値上げが実現した場合、見積書や請求書、領収書などの郵送業務について、「とても削減すると思う」が16.8％、「どちらかというと削減すると思う」が35.2%と、合わせて半数以上の52.0％の方が郵送業務を削減すると考えていることが明らかになりました。
また、郵便料金の値上げが実現した場合の具体的な影響について、「紙での郵送回数の減少（55.4％）」が最も多く、次いで「紙での郵送の廃止（53.8％）」「デジタル管理の実施・管理ツールやソリューションの導入（30.4％）」と続きました。

[画像5: https://prtimes.jp/i/41087/427/resize/d41087-427-8cd7f8884de06effe1e0-4.png ]


今回の調査結果を受け、アドビ株式会社マーケティング本部デジタルメディア ビジネスマーケティング執行役員の竹嶋拓也は、次のように述べています。
「今回の調査結果から、多くの企業で未だに紙の見積書や請求書、領収書などが使用されており、デジタルファイルとの重複送付など、時間とコストを余分に費やしている実態が明らかになりました。2024年の秋に予定されている郵便料金の値上げが迫る中、定形業務プロセスの電子化などでペーパーレス化およびそれに伴う効率化とコスト削減が期待されます。アドビは、Adobe AcrobatやAcrobat Signをはじめとするペーパーレス化や電子署名を促進するソリューションを提供しており、今後も見積書・請求書・契約書などのデジタル化を含めた企業のDXを支援してまいります。」

「ビジネスにおける帳票郵送業務に関する調査」 概要
調査方法：インターネット調査
実施対象：500人（デスクワーカーとして働く20～59歳の男女＜バックオフィス業務担当者（労務・総務・法務、経理・財務・会計、人事）、フロントオフィス業務担当者（広報、企画・マーケティング、営業、営業企画・営業推進・営業支援）、250名ずつ均等割付＞）
調査期間：2024年2月28日～2024年3月3日

■「アドビ」について
アドビはデジタル体験を通じて世界に変革をもたらします。アドビに関する詳細な情報は、Webサイト（https://www.adobe.com/jp/about-adobe.html）をご覧ください。

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