｢上司への報告｣仕事ができる人の伝え方とは？ わかりやすい構成には決まった"型"がある

■報告資料づくりに活かせそうな資料

「取引に関する見積もり書、納品書など」
「新商品の詳細資料」
「全国の導入店舗マップ」
「流通への導入に関する提案書」
「店頭での陳列指示書」
「店頭什器の事業者選定に関する資料」
「Aさんの実働時間を記録した勤務データ」
etc.

報告に使えそうな資料を改めて振り返ると、これだけの資料がありました。でも正直、ただ情報を羅列されただけだとわからない、ですよね。このすべてを報告に盛り込むと（それぞれを簡略化したとしても）情報が渋滞してしまいそうです。ふだんから忙しい上司にとっては「ポイントを絞ってくれ！」と言いたくなるでしょう。

■資料のまとめ

ここで、一気に複数の型を使ってまとめていきます。

【「ポイントは3つ」の型】、
【「MECE」の型】、
【「目的と手段」の型】です。

報告するポイントを、下記の3点にまとめました。

① Aさんが「流通への導入支援」でどう活躍したか
②Aさんが「店頭での陳列支援」でどう活躍したか
③その活躍が最終的な売上につながった事実

目的に手段がつながることもポイント

①と②は、Aさんが携わったプロジェクトの「前半」と「後半」のプロセスにあたります。そしてその「結果」としての③。これはモレなくダブりのないMECEの構造になっています。

また、③という目的に、①と②という手段がつながる、という関係になっているのもポイントです。

■説明

さて、これで資料は揃いました。あとは、上司にこの資料を見てもらいながら、【「メリハリ」の型】の発想を使って「今回のプロジェクト、長い間いろいろと携わりましたが、ご報告したいのは3つのポイントだけです」とシンプルに伝えるだけですね。

いかがでしょうか。

ここまでで学んだ知恵を駆使すれば、複雑な説明も上述のようにシンプルに伝えることが可能になります。大切なのはやはり、「初見で説明を受ける上司の視点を想像して、わかりやすい構成を心がける」ということでしょう。

ケース：市が開催するマルシェイベントのプロモーションを任されたDさん

次に、「相手がよく知らないこと／興味のないこと」をどうすれば最も効果的に伝えられるかを、その例として、これまであまり人気のなかった市開催のマルシェイベントの活性化というミッションを与えられてしまった、ある市の職員Dさんのケースを考えていきます。

■状況

イベントとして人気がなかったので、あまり知られていないし、市民からも興味を持たれていない現状。何から始めていいのか、何をすればいいかもわからない中で、とりあえず仕事をふられてしまった状況です。マルシェイベント自体は、市内の農家さんがとれたての野菜を出したり、飲食業者が出店したり、週末の催し物としては悪くない内容です。