｢話がわかりやすい人｣の実践している2つのコツ 聞き手に負担をかけない話し方をするには

説明は、建築物と同じです。全体の設計図が「ある」と「なし」では、完成物に大きな差が出るのです。

シンプルに、聞き手に確認すればいい

説明をするときに、聞き手が何を聞きたいと思っているのかを把握するたった1つの方法があります。

それは、聞き手に直接確認することです。当たり前だと思うかもしれませんが、聞き手が求めていることを確認している人はほとんどいません。それどころか、聞いてはいけないと思い込んでいる人もいます。

その結果、多くの人が説明をするときに、聞き手が求めていることを「きっとこうだろう」と、勝手な想像で決めつけて話してしまっているのです。

自分が説明したいことと聞き手が聞きたいと思っていることが一致していなければ、説明に要した時間は無駄になってしまいます。では、どのように聞き手に確認すればいいのか。

営業を例に考えてみましょう。

「山田さんは、弊社がおすすめする新しい会計システムの詳細についてのご説明を聞いた上で、導入の可否をご検討したいということでよろしいでしょうか？」

このように単刀直入に聞いてしまって問題ありません。このように質問をして、認識が間違っていない場合、「はい、大丈夫です」と同意の返事がくるでしょう。

ただ、実際には、自分と聞き手のゴールが完全に一致しないケースもよくあります。

その場合は、こちらの言いたいことと、聞き手の求めていることをそれぞれ踏まえながら、合意できる着地点を探っていきます。

聞き手が重視しているポイントの探り方

ゴールを共有できたら、聞き手が重視しているポイントも引き出せると、効果的な説明ができるようになります。

例えば、先ほどと同じように、顧客に新システムの導入をお願いする営業の場面。

新システムの訴求ポイントは「コスト」「機能」「メンテナンス」などいくつかありますが、顧客が重視する項目が分からなければ効果的な説明はできません。

こちらのイチ押しポイントが「価格」だったとしても、聞き手が「高機能」を求めていれば、価格訴求を前面に押し出した説明は空振りに終わることになります。

それを防ぐためにも、次のように聞き手が重視しているポイントを探ります。

「新システムの導入に向けて、一番重視されているのはどんなところでしょうか？」

このように質問して、「最重要項目」を聞き出しましょう。機能を重視しているのであれば、その後の説明は機能を中心に話を組み立てていきます。もしコストやメンテナンスの頻度を心配しているようであれば、そちらを中心に説明をするなど、聞き手が重視しているポイントによって話の順番や内容をその都度変えていきます。