若者に忘年会の幹事を任せた方がいい3つの理由 幹事で身につくビジネススキルを整理してみた

大プロジェクト（忘年会を開催する）、中プロジェクト（日程調整／予算決定／店舗選定など）、小プロジェクト（メンバー募集／予約／座席配置など）と階層化して考えることで、「やるべきこと」が明確になる。

タスク処理の手順は変えられないが、プロジェクト単位であれば優先順位を臨機応変に変えられるし、変えなければならない。

「日ごろ育児に忙しい女性社員を特にねぎらいたい」と主催者の部長が言っていたのなら、店舗選定の前に何を優先させるべきか分かるだろう。

日ごろ育児に忙しい女性社員たちが参加しやすい日時を調べず、部課長のスケジュールだけチェックして日程と店を選定したら、こう言われるだろう。

「ダンドリが悪すぎる！　来てほしい女性社員がほとんど参加しないじゃないか」

（2）リソース調整の実践経験を積める

忘年会の幹事には、5つのリソース（人・物・金・情報・時間）の調整が不可欠だ。とくに「人×時間」の調整が最も難しい。全員の都合を合わせることは困難だが、誰を優先的に参加させるべきかを考えることで、ビジネスにおける判断力が養われる。

また、リソースの調整には人間関係の構築も欠かせない。キーパーソンとの良好な関係を築くことで、スムーズな調整が可能となる。

「本部長は基本的に参加されないが、一応声をかけてくれ。誰よりも早く。自分の知らないところで勝手に忘年会が開かれていたことを知ったら、大変なことになる」

この経験は、後の仕事でも必ず活きてくる。

（3）作業時間を見積もる推論力が磨ける

ダンドリが悪い人は、正しい優先順位を考えず、自分の好きなタスク、やりやすいプロジェクトから手を付ける。反対に、気が進まない作業を先延ばしにしてしまうのだ。

この先延ばしのクセをなくすには、どれぐらいの作業時間がかかるか推論する力を鍛えることだ。この力も、幹事を通じて身につく。

たとえば「店舗選定」というタスクは、候補店リストアップ、メニュー確認、予算との照合、予約など、複数の小タスクに分解できる。それぞれの所要時間を見積もることで、全体のスケジュールが組めるようになる。

・候補店リストアップ → 10分
・メニュー確認 → 2分
・予算との照合 → 1分
・予約 → 1分

このように推論すれば15～20分ほどで終わると分かる。「バタバタしてるから、またあとでやるか」と思わず、「20分以上かからないだろうから、サクッと終わらせよう」と考えられるはずだ。

幹事を成功に導く3つのポイント