｢新入社員が成長する｣デキる先輩の"伝え方" 行き違いやトラブルを防ぐための3つの方法

では、どうしたら「言葉の定義」を共有することができるのでしょうか。

やり方はとても簡単。何かを指示した後に、「実際に何をすればいいと思う？」と相手に確認するだけです。そこで、自分が思っていることと違う答えが返ってきたら、「私の言う〇〇とは、こういう意味だよ」と伝えればいいのです。

もちろん、「ファイル棚のここからここまで整頓してね」とか「共有フォルダの重複ファイルを削除してね」などと、指示に具体性を持たせることで認識のズレをなくすことはできます。ですが、ある程度抽象的な指示を出したうえで、「あなたはどう思う？」「あなたならどうする？」と自分で考えさせることも必要です。

なぜなら、人から言われたことを「ただやる」のではなく、「自分で考えたことを実行する」ことで、その指示が「自分事」になりますし、主体性や自信も育っていくからです。

③「やるべきこと」と「その順序」を明確にする

認識のズレをなくすためのもう1つのポイントは、「手順」を確認することです。

たとえば、「来週の水曜日にいつもの会議があるから準備しておいてね」という指示の出し方では、何度も会議に出席している一部の人にしか伝わりません。

①参加者への連絡と出欠確認　②会議室の予約　③レジュメの印刷……。といったように、「やるべきこと」と「その順序」を明確にすれば、認識のズレがなくなります。

ルーティンワークに関しては、これらを記したマニュアルを作成しておくと、毎回指示を出す手間が省けるのでおすすめです。

繰り返しになりますが、経験値の高い方ほど「こんな簡単なこと、わかって当然だろう」と思ってしまいがちです。しかし、相手にとっては簡単ではないことも多々あります。

実際に行動するのは自分ではなく相手です。だからこそ、自分ではなく相手を基準に考えることが大切です。

大平 信孝：メンタルコーチ