退職者による｢企業秘密｣漏えいを防ぐ4つの方策 ｢秘密保持契約｣を形骸化させてはいけない

特に退職者には、会社に提出してもらう書類が複数あるので、会社（人事部門）が、退職後の守秘義務について説明することもなく、仮に説明しても一言忠告する程度にとどまっていることが多いのではないでしょうか。

これでは、退職者に秘密保持の重要性を認識させることはできず、「人的管理」をしたことになりません。

理想としては、他の書類にサインさせるのとは別の機会を設け、退職者に情報管理に関する説明を、時間をかけて行い、退職後の「企業秘密」の取扱いの重要性を認識させてから、その場で、退職後の秘密保持契約を締結させるのが望ましいやり方です。

退職後の秘密保持契約の締結を拒絶された場合は、「会社から退職後の企業秘密の取扱いについて説明を受けました」などと書いた書類にサインさせるのでもかまいません。

②秘密保持契約の内容

退職後の秘密保持契約には、「業務上知った情報」「業務上知り得た情報」のような漠然とした文言だけでなく、「組織図、権限表、従業員の氏名、連絡先などの人事情報」「取引先の社名、担当者名、連絡先、取引内容、取引金額などの取引先情報」など、会社が持ち出されたくない「企業秘密」の内容をできる限り具体的に例示しておくことも必要です。

そうすることで、退職者が「企業秘密」を漏らした後に、「これが企業秘密だとは思わなかった」などと言い逃れすることを防ぐことができます。

また、退職時・退職後に禁止される行為については、「不正取得」「不正開示」「使用」といった抽象的な表現にとどめず、

「アクセス権限のない情報にアクセスして閲覧、コピーしてはならない」

「会社の許可なく、独立・転職先で利用してはならない。転職先に開示してはならない」

「メール、LINEでの共有をしてはならない。SNSに投稿してはならない」

など、具体的に例示しておくことも重要です。

これも、退職者が「企業秘密」を漏らした後に「これまで禁止されるとは思わなかった」などと言い逃れすることを防ぐためです。

「就業規則」や「社内ルール」を整備する

（2）組織的管理

「企業秘密」を守りたいのであれば、企業は、「企業秘密」の取扱いについて、就業規則や情報取扱い規程などの社内ルールを定める、社内組織・体制を整備するなどして、「組織的に企業秘密を守る」必要があります。そうすることで、退職を意図している者が、退職前に「企業秘密」を不正に入手することを予防するのです。

特に重要なのが、「企業秘密」へのアクセス権限についての日頃の運用です。たとえば、