退職者による｢企業秘密｣漏えいを防ぐ4つの方策 ｢秘密保持契約｣を形骸化させてはいけない

①「企業秘密」にアクセスすることができる者をその「企業秘密」を必要とする業務の担当者とその上司に限定する

②「企業秘密」にアクセスすることができるとしても、「企業秘密」の内容を見ることができる者を限定する

③「企業秘密」の内容を見ることができても、デジタルデータならダウンロードやメールにファイルを添付することができないようにする、紙媒体ならコピーや持帰りを禁止する

など、段階を分けた情報管理が可能だと思います。

また、退職日までに日数があるときでも、

④退職の意向を示した者には「企業秘密」にはアクセスできないようにする

など、情報管理の方法を変更することも、退職する直前に「企業秘密」を不正に取得することを防止するのに有益です。

「退職者を」企業秘密から隔離する

（3）物理的管理

最善の方法は、「企業秘密」そのものを物理的に隔離して、退職の意向を示した者がアクセスできない、別の場所に保管することです。たとえば、共有サーバや共有フォルダに保存されている「企業秘密」（デジタルデータ）を共有されていないサーバやフォルダに移動させることが考えられます。

しかし、退職の意向を示した者による不正取得を防ぐためだけに「企業秘密」を隔離すると、通常業務に支障が出てしまいます。そこで現実的には、「企業秘密」を隔離するのではなく、退職の意向を示した者を「企業秘密」から隔離することが最善策です。

「企業秘密」から隔離する最も簡単な方法は、

①退職の意向を示した者に有給休暇をとらせ、出社させない

ことです。出社しなければ「企業秘密」にアクセスすることはできません。

ただし、クラウド（SaaS）やテレワークの浸透により、出社しなくとも自宅のパソコンから共有フォルダや共有サーバ内の「企業秘密」にアクセスすることは可能です。そこで、退職の意向を示した者は、

②退職日まではクラウドやテレワークを利用できないようにする、クラウドやテレワークができるとしても「企業秘密」にアクセスできないようにする

ことも、「企業秘密」からの隔離といえます。さらに、

③退職の意向を示した者は、「企業秘密」を取り扱う会議に参加させない

④退職の意向を示した者は、紙媒体などが保存されているキャビネットから席を離す

なども有益な方法です。

（4）技術的管理

「企業秘密」の多くがデジタルデータ化している今日では、退職の意向を示した者がデジタルデータにアクセスできないように技術を駆使することが不可欠です。たとえば、