返信､締切り忘れに｢失念していた｣が反感買う訳 ｢バタバタしていて｣｢忙しくて｣も職場では禁句

連絡を入れるべき相手に、すっかり返信を入れるのを忘れていた！　そんなとき、安易に用いるのを避けたい言葉があります。

「申し訳ございません、すっかり失念しておりまして……」

「忘れていた」ということは相手のことを大切に考えていない、つまり軽く見られていると受け取られることがあります。ですので、私としては安易に使用していただきたくないセリフです。

ほかに、よく聞かれる言葉として「ちょっとバタバタしておりまして」「忙しくて」もあります。前者はビジネス用語としてふさわしくありません。後者も、「私だって忙しいのに」と反感を買う恐れがあるので避けたいところです。

さらに言うと、「すみません、体調を崩しておりまして」もあまりおすすめできません。

まずは言い訳なしの「遅くなり申し訳ありません」

もちろん健康状態が悪いことは誰しもありますが、第一声で使うのはNG。相手も、体調が優れない中勤めているかもしれないからです。

なにより、病を理由にされてしまうと責めにくく、かえって「大丈夫ですか？」「ご無理なきよう」などと伝えなくてはなりません。これにいささか“反則感”を覚える人もいるのです。

もちろん入院や長期で休むなどの場合はその限りではありません。復帰の目処や代理の者の情報を責任持ってお伝えするのがマナーです。

また、「子どもが熱を出してしまい」など、プライベートな理由も要注意。大変さは十分理解できるのですが、家庭の話を持ち出してよい関係なのか？　を考えたうえで使用したいものです。

では、あなたの評価を下げない適切な連絡の仕方とは？

まずは言い訳なしの「遅くなり申し訳ありません」＋「すぐに（何日の何時までに）対応する旨を伝える」。これがベストです。忘れていたと正直に言われてガッカリするより、シンプルにお詫びと今後の見通しだけ伝えてもらったほうが、余計な後味の悪さが残りません。

諏内 えみ：マナースクール ライビウム代表