加速する自治体DX！DXの現場からみる推進の実態と可能性 第3回 動き出す自治体DX 国内/海外の事例からわかる進化

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本連載では、自治体DX(デジタルトランスフォーメーション)をテーマに現在の自治体DXの現状や推進するための具体策、事例などについて解説します。

アドビでは、PDFの作成や編集が可能な「Adobe Acrobat」、クラウド型電子サイン「Adobe Acrobat Sign」を行政にも提供していることから、自治体の担当者から相談をいただくことも多く、そうした体験の中で得られた知見をもとに解説していきます。
給付金電子申請・認可のデジタル化事例(奈良県)

奈良県庁では、中小企業への支援を迅速に提供するために給付金の申請および認可の業務をデジタル化しました。

これまで給付金申請受付に関連する業務は、職員の業務負荷が大きく、紙書類を中心とした複雑な審査プロセスとなっており、効率化が必要でした。そこで、雇用政策課において給付金電子申請システムを活用しました。

導入した給付金電子申請システムでは、申請する事業者は申請書をPDFで入力してオンラインで送信すれば申請が完了します。これにより、書類を印刷して郵送する手間が省けるようになりました。また、四則演算機能を用いることで、申請時の計算ミスを防ぐことができるようにしています。

一方、審査についても、申請案件の進捗管理がシステム化されたことで、申請処理漏れの防止や進捗状況を直感的に把握することができるようになりました。加えて、、申請の受領、審査、そしてデジタル署名による決定通知書の発行まで、オンラインで完結できるようになったのです。給付金申請プロセスにおける作業を電子化することで、職員の負担を低減しつつ業務を効率的に進められています。

奈良県庁は、この給付金電子申請システムの一部として、アドビの電子サインサービス「Adobe Acrobat Sign」を採用し、電子署名による通知書の発行や、給付金支給までのワークフロー全体をデジタル化しています。
その他の自治体における文書業務のデジタル化事例

コロナ禍において、外出の自粛の影響があったために通常の申請手続きが困難になり、早急な対応を行った事例として、母子手帳の申請業務のデジタル化を行った例があります。
これは、Webシステムの構築という形で早急に対応したため、画面設計やWebサーバ上への申請フォームの公開など、ITの開発スキルだけでなく、インターネットに公開するシステムのセキュリティや後負荷の対応の考慮が必要となった事例です。