Excelをノーコードで自動化しよう! パワークエリの教科書 第5回 クエリの更新と取得元データの変更

画像提供：マイナビニュース

パワークエリの特長は、指定した処理手順を何度でも繰り返して実行できること。これによりExcelを自動化することが可能となる。ということで、今回は「クエリの更新」について詳しく紹介していこう。また、取得元データ(フォルダー)を変更することにより、既存のクエリ(自動処理)を再利用する方法も紹介する。
クエリの更新による自動化の実現

パワークエリの一番の醍醐味は、クエリとして登録した処理手順を好きなタイミングで何回でも実行できること。この操作が「クエリの更新」となる。今回はクエリの更新によりExcel作業を自動化する方法、ならびに取得元データ(フォルダー)を変更する方法について解説していこう。

これまでの連載では、以下のような処理手順を例に“パワークエリの基本操作"について解説してきた。

＜処理手順＞
1. 「4月の売上」フォルダー内にあるファイルを結合してデータ表を作成する
2. 結合したデータ表から「合計の行」を削除する
3. 取得元のファイル名をもとに「日付」のデータを追加する
4. 加工したデータ表をExcelに出力する

この処理をもういちど最初から実行しなおす操作が「クエリの更新」となる。順番に解説していこう。

まずは、「Power Query エディター」で処理手順を指定したExcelファイルを開く。このとき、「コンテンツの有効化」というボタンが表示される場合もある。この場合は、ボタンをクリックして外部データ(取得元データ)へのアクセスを有効にする。

現在、このExcelファイルには「4月1日」～「4月3日」の売上データを結合したテーブルが保存されている。

このテーブルに「新しいデータ」を追加するときの操作手順から解説していこう。ここで紹介しているクエリ(自動処理)は、「4月の売上」フォルダーからデータを取得するように指定されている。よって、「4月の売上」フォルダーに新しいファイルを追加するだけで、テーブルにデータを追加することが可能となる。

たとえば、4月3日から2日間が経過し、新たに「4月4日の売上」と「4月5日の売上」というExcelファイルが作成されたとしよう。これらのファイルを「4月の売上」フォルダーに追加する。

この状態で「データ」タブにある「すべて更新」のアイコンをクリックすると、クエリに登録した処理手順が再実行される。つまり、「4月の売上」フォルダー内にあるファイルを結合したデータ表を作成し、そこから「合計の行」を削除して、「日付」のデータを追加する、という処理が再び実行されることになる。その結果、「4月1日」～「4月5日」の売上データを結合したテーブルに更新することが可能となる。