脱「パワポっぽい」 Canvaでオシャレなプレゼンを 第20回 1つのスライドを複数人で共同編集する方法

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社内の同僚にスライドの内容を確認してもらったり、1つのスライドを複数人で共同編集したりしたい場合もあるだろう。WebサービスとなるCanvaは、こういった共同作業にも威力を発揮する。今回は「共有リンク」を使ってスライドを他人と共有する方法を紹介していこう。
デザインファイルの共有方法

発表用のスライドを1人で黙々と作成するのではなく、社内の同僚や取引先の意見を交えながら作業を進めていきたい場合もあるだろう。このような場合に活用できるのが「共有リンク」という機能だ。他のユーザーと手軽にファイルを共有できることも、WebサービスとなるCanvaならではの利点といえるだろう。

それでは、スライド(デザインファイル)を共有するときの基本的な操作手順を解説していこう。共有したいスライドの編集画面を開き、画面右上にある「共有」をクリックする。続いて、「あなただけがアクセス可能」と表示されている項目をクリックし、「リンクを知っている全員」を選択する。

これでデザインファイルを共有可能な状態になる。続いて、このデザインファイルのアクセス権を設定する。「表示可／コメント可／編集可」の中から最適なものを選択する。

すると、ファイル共有用のリンク(URL)が自動生成される。ただし、このリンクは画面に表示されない。「リンクをコピー」ボタンをクリックして、クリップボードにコピーして利用するのが基本だ。

あとは、共有用のリンクを相手に伝えるだけ。コピーしたリンクは、「Ctrl」＋「V」キーを押してメールの本文などに貼り付ければよい。

要するに、共有用のURLを生成し、そのURLを相手に伝えることで、ファイル共有を実現する訳だ。なお、このURLにパスワードなどは設定されていないため、URLを知っている人全員がファイルにアクセス可能になる。URLはランダムな文字列で生成されるため、ある程度の機密性は確保されているが、念のため、URLが部外者に知られないように注意しておく必要がある。

もちろん、ファイルを共有する相手にあわせてアクセス権(表示可／コメント可／編集可)を適切に設定しておく必要もある。ということで、アクセス権の設定に応じて「相手の動作環境がどのように変化するか？」を詳しく解説していこう。
「表示可」で共有した場合

まずは、アクセス権に「表示可」を指定して共有リンクを伝えた場合だ。この場合、URLを受け取った相手は「閲覧のみ可能」な状態になる。