広がるサイボウズ Office×kintoneの併用、どうやって使い分ける? ユーザー会レポート

兵庫県北部、日本海側の香美町に本社を置き、社員数は約90人。同社は2016年からサイボウズ Officeを利用しており、2021年からkintoneとの併用を始めた。役員を含む社員全体の75%にライセンスを付与しており、全社的に利用できる環境を整えている。

2013年4月に入社し、総務・経理業務の傍ら、ICT担当者として両サービスの管理者も兼務する小椋美稲子さんが、サイボウズ Officeとkintoneの使い分けについて紹介した。

トキワでは、サイボウズ Officeの「スケジュール」や「社内メール」、「掲示板」といった標準機能を活用し、情報共有のプラットフォームとして利用している。そのほか、出張や交通費の申請ができる「ワークフロー」や、会議室や社用車、PCの貸出予約に使う「施設予約」、不在者への電話のメモを残せる「電話メモ」、出張や研修の報告に使う「報告書」など、さまざまな機能を活用している。

小椋さんは「サイボウズ Officeは私たちの会社にとって、食事で例えると白ごはんのような存在。あるのが当たり前で、これなしではもう回りません」と話した。

一方、kintoneでは、営業課商談・活動報告アプリや残業時間集計アプリ、通信販売部で顧客からの声を共有するアプリなど、さまざまなアプリを作成している。残業時間集計アプリでは、勤怠システムから書き出したデータを基に、毎月の時間外を集計してグラフ化し、それを共有している。

そのほか、日報や農園の記録、稟議書、支払依頼書など、全社で活用しているアプリは多種多様だ。頻繁に活用するアプリに関しては、ポータル画面にアプリのアイコンを並べて、リンクを貼り、ショートカットのように利用することで「入口で迷子にならないよう道案内ができる動線にしている」(小椋さん)という。

kintoneアプリの作成は全社員に許可している。導入当初はkintone活用に関する勉強会などを通じて認知を広げ、小椋さんを含む総務部内のICT推進チーム3人がアドバイスやフォロー、全体の管理を行っている。

サイボウズ Officeの掲示板で共有していた画面をkintoneアプリにリニューアルした事例もある。kintone導入前は、商品の広告情報をサイボウズ Officeの掲示板で共有していたが、情報にたどり着くまでに数クリックが必要で効率が悪く、出稿が多い月やテレビなどの放送が重なると、顧客がどの媒体を見て電話をかけてきたのかがすぐに分からない状況だった。