広がるサイボウズ Office×kintoneの併用、どうやって使い分ける? ユーザー会レポート

そこで広告企画を行う部署の担当者が自ら、kintoneのアプリで広告情報を管理できるアプリをリニューアル。情報の一覧をポータルに表示し、慣れ親しんだサイボウズ Officeを見ていても、kintoneのアイコンをクリックすれば、このポータル画面が表示される仕組みにした。「この画面を見れば、その日の企画が一目で分かり、内容も詳細画面を開けばすぐに確認できるようになり、お客様対応がスムーズになりました」(小椋さん)

そのほか、kintone導入前は紙で運用していた稟議書や物品請求書などもkintoneでアプリ化した。紙で運用していたころは、添付する見積書や資料をすべて印刷する必要があり、電子で受領したものやWebページ掲載の資料でもわざわざ印刷していたという。「承認者が外出や出張だとフローが止まってしまい、決裁までの時間が長くなり、どこまで回付されたか分からなくってしまうこともありました」(小椋さん)

それらの業務をkintoneでアプリ化したことで、時間場所問わず複数人が同時に確認できるようになり、決裁までの日数の短縮につながった。添付する資料はPDF、もしくはWebページのリンクなどで対応できるようになり、紙や検索の手間が削減された。

一方で、あえてサイボウズ Officeのままにしている機能もある。出張関連の申請はkintone導入前からサイボウズ Officeのワークフローを利用していたが、kintone導入に伴ってアプリへの移行を検討していた。しかし、サイボウズ Officeのワークフローが差内で浸透していたため、あえてそのまま継続して利用しているという。

「今後もサイボウズ Officeとkintoneの併用は続けていく方針です。サイボウズ Officeが白ごはんだとすると、kintoneは“おかず"ですね。両方セットで美味しくいただいています」(小椋さん)
サイボウズ Officeのカスタムアプリをkintoneへ：小牧岩倉衛生組合

愛知県の小牧市と岩倉市で発生した生活ごみを処理する清掃工場を運営する小牧岩倉衛生組合もサイボウズ Officeとkintoneを併用している。総務と情報システムを兼務する水谷正樹さんが、同組合での活用状況を説明した。

同組合では、サイボウズ Officeを2008年に導入。組合内でのコミュニケーションの基盤として、主にメッセージ、スケジュール、掲示板、ファイル管理の機能を利用している。また、2021年からはワークフローやカスタムアプリで電子決裁も行ってきたが、現在はkintoneとWebワークフローシステムの「コラボフロー」を連携させた手法に移行しつつある状況だという。