延々続くグループチャット｢LINEの若者ノリ｣をブロックするひと言

※写真はイメージです - 写真＝iStock.com／metamorworks

■チャットツールは諸刃の剣である

ChatworkやSlackなどのチャットツールは、在宅勤務している方や、さまざまな部署の人と気軽にコミュニケーションを取るうえでは、有用なツールだといえます。ですが、目的が不明確なチャットに参加していると、業務に関係ない雑談や、自分の領域外の仕事に巻き込まれることとなり、仕事は停滞し、ひいては会社全体の生産性が低下してしまいます。

そのため、チャットに参加する際は、雑談を目的としているのか、タスク進行を目的にしているのか、目的を真っ先に確認する必要があるといえます。

多少の雑談はコミュニケーションを円滑にするために必要なものですが、長時間の雑談は生産性を落とすだけでなく、チャット上に存在する大切な情報を見逃してしまう原因となります。もしあなたが部下を監督する立場であれば、チャットツールを利用するにあたっての共通の認識を持つ必要があります。

まずは「自分に必要のないチャットでも、必ず参加しなければならない」という固定観念を捨ててください。仕事をしっかりやっているから、不要な雑談には参加しなくてもいいと思える自分をつくることが大事です。若い世代はLINEの影響で、チャットは即時対応するべきという考えの人が多いと思います。しかし、社内コミュニケーションにおいて、即時性が必要なタスクは多くありません。

仕事の生産性を下げないためには、即時対応を求められる業務に携わっている人以外、通知を全部止めるべきです。通知を見てしまうと、それが気になってしまい、開かずとも集中力は低下します。チャットに対応すれば再び仕事に復帰するのにも時間がかかり、仕事の処理が遅くなるという悪循環に陥りがちです。

■チャットを確認するのは1時間に1回まで

そうならないためにも、「チャットを確認するのは1時間に1回まで」と、自分でルールを決めることが大切です。

それにより即時対応をしなくなっても、ペースを定めていれば、自ずと社内の人間から「あの人は1時間くらいで返事をしてくれるから」と思ってもらえるようになり、自分のペースで仕事を進める環境ができていきます。それでもまだ雑談に巻き込まれるようであれば、「これから外出します」「打ち合わせがあるので離席します」「それでは○○さん、よろしくお願いします」「さっそく取り掛かります」など会話を打ち切る意思表示をしましょう。

LINEスタンプの影響で、コミュニケーションは「察してもらうもの」という意識を持っていて、はっきりと意見を伝えることが苦手という人も多いかもしれませんが、明確な意思表示をしなければ、相手に伝わることはありません。

相手にこちらの感情を察してもらうコミュニケーションは、将来的に見てプラスにはなりません。文章だけで相手に理解してもらえなければ、仕事もうまく回らないケースが出てきます。

自分に必要ではないチャットに参加を求められたら、参加しないという意思表示をしてもいいのです。参加しないと問題が出てくるのであれば、後で対面したときに一言フォローをすれば、それが尾を引くことにはならないでしょう。

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平野 友朗（ひらの・ともあき）
アイ・コミュニケーション代表
ビジネスにおける時間管理やメールスキルの向上を中心に、コンサルティングや講演、執筆を行う。著書に『誰も教えてくれなかった ビジネスメールの書き方・送り方』ほか多数。

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（アイ・コミュニケーション代表 平野 友朗 構成＝網田和志）