スクウェア・エニックス、OpenTextの導入により、電子帳簿保存法対象の書類の電子化と管理を大幅に効率化

～SAP S/4HANA上での書類の承認のみで、法令に順守した書類を自動保管が可能に～

オープンテキスト株式会社（本社：東京都千代田区、代表取締役社長：三浦デニース）は、株式会社スクウェア・エニックス（本社：東京都新宿区、代表取締役社長：桐生隆司、以下スクウェア・エニックス）が、デジタルコンテンツ管理プラットフォーム「OpenText Extended ECM for SAP」を導入したことを発表しました。今回の導入により、電子帳簿保存法で求められる対象書類のすべての電子化を進め、SAP S/4HANAとのシームレスな連携により、書類の保存・管理・参照や請求書発行に関する業務効率が大幅に向上しました。また、電子化により紙や印刷コスト、保管スペースの削減も見込んでいます。
https://www.opentext.com/ja-jp/products/extended-ecm-for-sap-solutions

スクウェア・エニックスでは、ゲーム業界のビジネスモデルの変化に順応するために、マスター/データ統合による経営情報の可視化とリードタイム短縮、グローバル業務とシステムの標準化、事業環境変化への耐性確保を目指したグローバル経営基盤の再構築および最新ITを活用した負担軽減と新たな働き方への対応を進める中、業務プロセス改革の一つとして電子化を推進しています。

OpenText Extended ECM for SAPは、SAPビジネスアプリケーション向けの包括的なデジタルコンテンツ管理プラットフォームで、SAPによる企業全体の情報管理をサポートします。今回の導入では、SAP S/4HANAと統合されたソリューションとして提供され、グローバルでも利用可能であり、他システムとのオープンなAPI連携が可能なSaaSソリューションであることが評価されました。

今回の導入により得られた効果は、下記の通りです。

書類の電子化により、書類の印刷および保管にかかるコストを削減
スクウェア・エニックスの取引先は、クリエーターや作家などの個人事業者が多く、取引先から受領する請求書の量は膨大で、支払い報告書だけでも1,000件以上もありました。これまでは見積書、契約書、検収書、請求書、領収書などの多くの書類を紙で処理/保管してきましたが、今回の導入により、1カ月あたり4,000件分の電子帳簿保存法の対象となる書類の電子化を進め、紙や印刷コストの削減、保管スペースの削減の効果も見込んでいます。

SAP S/4HANAとのシームレスな連携により、業務効率を向上
多くのECM製品では基本システムに伝票入力後、ECMで書類を保管し直すという2重のオペレーションが発生しますが、OpenText Extended ECMでは、SAP S/4HANA上で書類を添付した伝票を経理部門が承認するだけで、タイムスタンプを付与してエビデンスを確保した書類を自動保管することができます。

スクウェア・エニックスでは、OpenText Extended ECMをこれらの書類の「保管庫」としており、書類作成者はOpenText Extended ECM自体を意識することなく通常の業務処理をするだけで、法令に順守した書類をシームレスに保管、参照することができます。さらに電子化により、取引先とは電子請求書発行システムなどでやり取りできるようになり、請求書を印刷/封入/郵送する作業や、メール添付/送付する作業がなくなり業務効率が大幅に向上しました。

スクウェア・エニックスでは、グローバル経営基盤の海外展開とともに、OpenText Extended ECMを海外拠点に展開することも見据えています。また、さらなるバックオフィス業務の効率化を目指して、生成AIとの連携による入力の自動化など、AI技術のエンタープライズシステムへの適用と発展に期待を寄せています。

今回の事例についての詳細は、下記URLをご覧ください。
https://digital-tech-insight.jp/opentext/resources/

OpenText Japan Blog:
スクウェア・エニックスはOpenText導入により、電帳法書類の電子化に成功 業務効率を大幅に改善
https://blogs.opentext.jp/xecm-studies-square-enix-jp/

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【オープンテキスト株式会社について】
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https://www.opentext.jp

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