｢つまらない会議｣を人数のせいにする人の盲点 参加者30人の会議でも建設的なものにできる

避けたほうがよい配置の2つ目は、ロコ型です。机をロの字にくっつけて並べるのがロの字型。机をコの字にくっつけて並べるのがコの字型。人数が多い会議では、机をこの形に配置していることが最も多いのではないでしょうか。

田原総一朗さんが司会を務める『朝まで生テレビ！』の机の配置がこの型です。“討論”するにはふさわしいと思いますが、“討議”にはなじみません。「討論」は、互いの意見をぶつけて戦わすことですが、「討議」は、意見を交わし、最終的に何かしらの結論を導くものです。

ロの字、コの字の共通点は、どちらも机と机の間に空間ができてしまうこと。物理的な距離は、心理的な距離を生み出します。同じ会社、同じ組織にいるはずなのに、心理的な距離があると、あたかも他人のように感じてしまう。そうなると、強い口調で自説をぶつけるようになるのです。いわば、“討論バトル”です。

昔から、討論の場ではロコ型の机の配置が多かったので、ロコ型の机の配置になっていると、自然と無意識的に頭が討論モードになるのかもしれません。しかし、会議は論破することが目的ではないので、ロコ型はなじまないのです。

では、オススメの配置は何か？　それは、給食型です。5人程度の机がギュッとくっついた状態。小学校の給食のときの班の形です。私の経験則ですが、この型が最も議論しやすいです。

20人で会議する場合は、5人×4グループに分けるとよいでしょう。グループメンバーに連帯感が生まれますし、5人程度の机がくっついていると作業スペースができますので、紙資料を広げて一緒に見ることもできます。また、全体から意見を引き出したいときは、グループ別に議論してもらい、その議論成果を発表してもらうこともできます。

私は、参加者30人ぐらいまでなら、会議を円滑に建設的に進める自信があります。

例えば、5人×6グループに分けて、提示した論点について、15分、各グループで意見を出し合ってもらいます。そして、時間が過ぎたら、1グループ2分で議論成果を発表してもらう。それに対して、他グループから質問を投げかけてもらい、発表グループに回答してもらう。その質疑応答でおよそ5分。そうすると、15分＋（2分＋5分）×6グループ＝57分、およそ1時間で全員と意見交換ができたということになるのです。

シンプルでいい！振り返りメール

「成果共有」では、「振り返りメール」を送ることをオススメします。議事録は各社各部によってフォーマットが違うケースがあり、人によっても議事録の型というものは異なるでしょう。