｢つまらない会議｣を人数のせいにする人の盲点 参加者30人の会議でも建設的なものにできる

例えば、コンサル業界の議事録は、Findings（議論における気づき）抽出と情報の構造化にこだわります。議事録をスピーディに書けるのならば、議事録を展開するほうがベターだと思いますが、議事録作成はとかく時間がかかりがちです。議事録作成が仕事になってしまうと本末転倒ですから、あまり時間をかけるのは賢明ではありません。

一方、今回紹介する「振り返りメール」は、必要最小限の内容をメールでさっさと展開してしまいましょう、というものです。メールだからPC以外でも読みやすい。そして、誰しもメールソフトは使っているはずなので、キーワード検索しやすい。さらに、転送してほかに展開しやすい。そんな利点を持っています。

わざわざWordやExcelでフォーマルな議事録を書くことに時間を使うぐらいならば、メールで要点を書き、それを参加者に共有してしまったほうが良いでしょう（もちろん、形式的な議事録が必要な会議もあります）。

振り返りメールに含める要素の1つ目は、「議論成果」です。

会議目的に沿って、どのような議論をしたか記しましょう。積み残しもあれば、併せて記録します。冗長だと読まれなくなってしまうので、簡潔に「確実に覚えておいてほしいこと」のみを記録に残すことが肝要です。クロージングのフレームワークOCHIのOの内容といってもいいでしょう。

また、議論の中で新たな論点が出てきた場合は、それについても言及しておきましょう。新たな論点は、次回以降の会議で議論をしていくことになります。

振り返りメールに「宿題」を記す

2つ目の要素は、「宿題」です。Todoといっても良いですが、議論の中で、追加調査や追加分析が必要になった場合、誰かに依頼することになります。何を誰にいつまでにやってもらうのか、それを振り返りメールの中で明示しておくことが重要です。クロージングのフレームワークOCHIのHの内容といってもいいでしょう。

担当者名まで書くことは当然として、その担当者が当該メールを読んで、依頼事項を思い出せるかどうかが重要です。認識のズレが生まれないよう、正確に具体的に記載するよう心がけましょう。

3つ目の要素は、「次回会議日程」です。振り返りメールを送るときには、次回日程について社内調整は済ませておきましょう。定例会であれば、数カ月先まで固定曜日時刻で予定をブロックしておくのが良いですが、そうでなければ、予定は早めに押さえておきましょう。目的ありきで会議参加者候補をピックアップすれば、〝声の掛け忘れ〟はないはずです。