kintoneでゼロから始めるノーコード開発 第10回 申請書などのワークフローに使えるプロセス管理

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申請書や稟議書のように“上司の承認”が必要になる作業に活用できるのが「プロセス管理」という機能だ。この機能を使うと、入力したデータを次のユーザーに引き継ぎながら一連の作業を滞りなく進められるようになる。「受注」→「在庫確認」→「発送」などの通常業務にも応用できるので、ぜひ使い方を覚えておこう。→連載「kintoneでゼロから始めるノーコード開発」のこれまでの回はこちらを参照。
ワークフローを実現する「プロセス管理」

「備品の購入」や「出張費の前払い」など、上司や関連部署の承認が必要になる作業もある。そのほか、商品の「受注」→「在庫確認」→「発送」など、通常の業務においても一連の作業を自分一人で遂行するケースは少ないと思われる。

このように“複数の人”が関わる業務に活用できる機能が「プロセス管理」だ。今回は、kintoneでワークフローを実現する方法を紹介していこう。

ひと昔前であれば、伝票や稟議書を“紙の書類”として作成し、それを上司や担当者に手渡す、というのが一般的な仕事の進め方であった。しかし、必ずしも相手が在席しているとは限らない。「今日は出張で会社に戻らない……」とか、「たまたま席を外していた……」などの理由で業務が一時的に停滞してしまうケースもあるだろう。

このような場合にもkintoneが便利に活用できる。今回、紹介する「プロセス管理」という機能を使えば、データを“次の担当者”に自動的に引き継ぎながら作業を進めていくことが可能となる。

その一例として「特別経費を申請する作業」を自動化するアプリを作成してみよう。ここでは、「申請者」が「上司」に確認（承認）をとり、そのデータを「経理担当」に回す、という流れのワークフローをkintoneで実現してみる。

もちろん、必ずしも申請が承認されるとは限らない。申請内容によっては、却下（差し戻し）されてしまうケースもあるだろう。よって、上図のように分岐のあるワークフローを作成した。
プロセス管理の設定手順

ということで、先ほど示したワークフローを実現するアプリを作成していこう。まずは、「誰が申請者なのか？」を明示するために「作成者」フィールドを配置する。このフィールドには、「データを入力したユーザー」が自動入力される仕組みになっている。

「作成者」フィールドを配置できたら、そのフィールド名を「申請者」などに変更しておく。

次は、「誰が申請を承認／却下するのか？」を指定するフィールドを配置する。一般的に、この人物は“直属の上司”となるはずだ。上司となる人物は部署ごとに異なるので、ユーザーを自由に選択できるように「ユーザー選択」フィールドを配置する。