kintoneでゼロから始めるノーコード開発 第10回 申請書などのワークフローに使えるプロセス管理

「北森 芳喜」のホーム画面には、「未処理」という領域があり、そこに「特別経費申請書」のアプリが表示されている。また、通知があることを知らせる「ベル」のアイコンにも「1」という数字が表示されている。

画面を下へスクロールしていくと、以下の図に示したような「通知」が届いていることを確認できる。

「未処理」または「通知」に表示されているアプリをクリックし、データの閲覧画面を開くと、プロセス管理で設定したボタンが表示される。現時点は「申請中」のステータスになるので、「承認する」と「差し戻す」のボタンが表示されている。これらのボタンをクリックし、さらに「実行」ボタンをクリックする。

ここから先は「承認する」ボタンがクリックされたものとして話を進めていこう。この場合、次の作業者は「掛川 遣一」になる。ということで、今度は「掛川 遣一」でkintoneにログインしたときの画面を紹介しておこう。先ほどと同様に、「未処理」と「通知」で自分がすべき作業があることを知らせてくれる。

アプリを開いてデータの閲覧画面を表示すると、今度は「受理する」ボタンが表示されていることを確認できる。このボタンをクリックし、さらに「実行」ボタンをクリックすると、ステータスが「受理完了」に進み、一連の作業が完結することになる。

このように、自分が行うべき作業があるときは、その旨を「未処理」と「通知」で知らせてくれる仕組みになっている。よって、“自分がすべき作業”を見落とす可能性は少ないと思われる。外出時や自宅勤務のときも、kintoneを見るだけで“自分がすべき作業”の有無を確認することが可能だ。

一連の業務を“紙の書類”で行う場合に比べて、「かなりスムーズに業務を進められる」ということを実感できるだろう。相手が「外出中」とか「席を外している」といった状況であっても、滞りなく業務を進められるようになる。
プロセス管理を設定したアプリのデータ一覧画面

念のため、プロセス管理を設定したアプリの「データの一覧」を表示したときの様子も紹介しておこう。

以下の図は、先ほど特別経費を申請した「山室 葉香」がデータの一覧を確認した場合の例だ。不思議なことに、データは1件も表示されていない。それもそのはず、プロセス管理を設定したアプリは、（作業者が自分）のデータだけを表示するように初期設定されているからだ。先ほど申請したデータは、すでに自分の手元を離れており、“次の作業者”に引き継がれている。よって、一覧にデータは表示されない。全データを閲覧するには、表示方法を（すべて）に変更する必要がある。