社内で繰り返される｢伝言ゲーム｣で起きる大混乱 業務効率が悪い人に教えたい効率化スキル5つ

会社で伝言ゲームが繰り返され、結局なにをつたえたかったのか混乱が生じる、そんなことはありませんか？（写真： Lukas / PIXTA）

日本では今、どこを向いても人手不足の問題がクローズアップされている。日本の人口減がすでに始まっている中、物流・運送業の「2024年問題」を筆頭に、あふれ返る業務を限られた人員でどうこなせるか、どの業界にとっても出口の見えない難題となっている。

【図表】メールやチャット、それぞれの連絡ツールのオススメの用途

筆者はウズウズカレッジという会社で、採用からIT分野を中心とした教育研修、業務効率化を行っている。そのような立場から俯瞰して見ると、状況を打開するための道は2つしかない。1つは「人を増やす（人材採用）」こと。もう1つは「仕事を減らす（業務効率化）」ことだ。

ただ、当然ながら採用については会社で取り組むことなので、個人でどうこうできるテーマではない。今回は、自ら取り組むことができ、サクサク業務をこなして実績も出せる「ウズウズ働くための業務効率化スキル」の5つを紹介したい。

① 情報の一元管理（情報を1つにまとめる）

これは業務を効率化するうえでの基本中の基本だ。情報やファイルをチームメンバーや取引先などと情報共有することは多々あると思うが、それを1つにまとめる。

ファイルであれば、クラウド上で一元管理すれば、どのデバイスからもアクセスできるだけでなく、「最新版のファイルを全員が把握できる」「共有する際、URLをコピペするだけで済む」「みんなで進捗状況を確認できる」というメリットがある。

共有すべきデータやファイルを各自で持たないようにすること。みんなが見に行くクラウド上の場所を1つ決めておいて、そこを開けば最新情報が確認できるよう整理しておけば、業務上のロスとなる齟齬や誤解、ミスを防ぐことができる。

＜情報を一元管理していないことによって引き起こされる非効率＞
・知りたい情報やファイルを探すために浪費される時間
・すでにある情報やファイルを再作成するために浪費される時間
・古い情報、間違った情報を基に進めた仕事のやり直しに浪費される時間
など

各自でファイルを勝手に増やしてしまわないように「この情報はこのファイルにある」という共通認識を持っておくことが大事となる。

ただ、どうしてもファイルは増えてしまうので、定期的に重複している情報や似たようなファイルは「マスターファイル（情報がまとまっている中心的なファイル）」に整理、統合していくことが必要だ。

② 連絡ツールの最適化（使い分け）

電話、メール、チャットという連絡ツールを目的に合わせて使い分けることも、業務を効率的に進めるうえで実は非常に重要だ。