会議の生産性を上げるためのポイント2つ/グロービス 経営大学院
INSIGHT NOW! / 2020年10月20日 7時0分
グロービス 経営大学院 /
時給換算すると...
会社にとっても、非効率な会議は大きな問題です。
会議に費やされる1~2時間を参加者の給料で換算してみると、会議には膨大なお金が費やされているということに気付きます。
この会議の「生産性や効率性の低さ」が、今の日本企業が抱えている大きな問題かもしれません。
会議を効率化するための2つのポイント
多くの方が困っている効率の悪い会議とは、色々議論するけれども何も決まらなかったり、毎回手戻りばかりが多くて前に話が進まないといったような会議のことでしょう。
今回は、会議がぐっと効率化するポイントを2つご紹介します。
ポイント①テーマと目的を事前に連絡する
会議の主催者は、「事前に」次の会議で何をしたいのかを、参加者に連絡し提示しておくことが非常に大切です。
何となく集められて、何となく資料が配られて、何となく意見交換が始まるような会議はよくありません。
議論の目的があいまいだと、途中で何の議論をしているかよく分からなくなかったり、本当はそうではないと思いながら参加し続けたりする人が出てきます。
そして様々な議論が進み、そろそろ決めないといけないという頃になって、「こういう点は考えなくていいんですか」と、ちゃぶ台をひっくり返すような人が出てくる可能性もあります。
そうならないために、会議が始まる前に、参加者全員が議論のテーマや目的、会議のゴールはなにかをしっかりと押さえている状態にしましょう。
会議のゴールは、単に「頭出し」なのか、「ブレインストーミングをすること」なのか、「事前に資料を読んできて、その場で意見表明をすること」なのか、「何かについての意思決定をすること」なのか、などが挙げられます。
ポイント②ホワイトボードで「見える化」する
事前連絡をしていても、会議が盛り上がってくると、議題や目的を忘れてしまうことがあります。
その対策として、ホワイトボードをうまく活用して、会議の流れや全体図を「見える化」することをおすすめします。
会議の始まる前に、ホワイトボードに、このようなことを明記しておきましょう。
- 会議のテーマ
- 今回の会議で目指す最終的なゴール
- ゴールにたどり着くために押さえておくべきポイント
- 事前に押さえておくべき検討事項
「見える化」することで、議論が本題からずれそうになったらホワイトボードを見返し、本題に立ち返ることができます。
まとめ
昔の人は「船頭多くして、船山に登る」と言いました。
みんなが同じ方向を向けるように事前の準備や連絡、当日のホワイトボードへの書き出しなどをきちんとしましょう。
この2つのポイントを守るだけで、会議の効率はぐっと上がると思います。
外部リンク
この記事に関連するニュース
-
押さえておくべきゼロトラストの5つの最新トレンドとは? ガートナーの見解
マイナビニュース / 2024年4月22日 11時25分
-
「ネットサーフィンでもモニターを指さすと何かを検証しているように見える」GWまでの一週間を乗り切るための〈ビジネスマン〉の知恵【4/22~4/28】
THE GOLD ONLINE(ゴールドオンライン) / 2024年4月21日 15時15分
-
CopilotでTeams会議の生産性アップへ Jabra製品のMicrosoft認定デバイスで話者識別、文字起こし機能が強化 それがどう役立つのか
ITmedia PC USER / 2024年4月11日 16時45分
-
プロなら「みんなに人気の店」とは絶対に書かない…面白い本を書くために敏腕ライターが使う「5つのテク」
プレジデントオンライン / 2024年4月11日 10時15分
-
情報の一元管理が役立つ。記録というタイム・マネジメント/フランクリン・ プランナー
INSIGHT NOW! / 2024年4月11日 8時57分
ランキング
-
1なぜ歯磨き粉はミント味? ヒット商品の誕生には「無駄」が必要なワケ
ITmedia ビジネスオンライン / 2024年4月26日 8時0分
-
2突然現場に現れて「良案」を言い出す上司の弊害 「気になったら即座に直したい」欲求への抗い方
東洋経済オンライン / 2024年4月26日 8時0分
-
3濃口醤油と淡口醤油、塩分が高いのはどっち?…醤油の「色の濃さ」と「味の濃さ」の知られざる関係
プレジデントオンライン / 2024年4月26日 8時15分
-
4英郵便局の冤罪事件、会計システム原因の富士通社長「申し訳ない」と謝罪…1月にドラマ化され批判強まる
読売新聞 / 2024年4月25日 23時0分
-
5「加賀屋」50歳の元若女将が選んだ"第2の人生" 震災からの復興への道、仕事術について聞く
東洋経済オンライン / 2024年4月26日 12時0分
記事ミッション中・・・
記事にリアクションする
記事ミッション中・・・
記事にリアクションする
エラーが発生しました
ページを再読み込みして
ください